The next thing after QR codes?

One of the interresting launched products or service at GraphExpo was definitely the product or offering from DocuMobi. Where many stands offered products and solutions around the QR code, DocuMobi came with a new idea around the next generation of QR codes. A QR code is a rather dull block of black and white dots. It’s rather secure, but if you scratch it with a black marker the QR code doesn’t respond anymore. The good thing about the QR code is the ability to connect different type of actions with the code. The usual is the link to a website. In a test however it has been found that more then half of the QR codes link to a stand webpage. Being either the home page or a page with the specific order or product information the QR code is referring to. What most developers forget is that a QR code is scanned with a mobile device. The screen of a mobile device is not really 26″. Browsing on a full web page on a tiny mobile screen is not a guatantee for success.

The Microsoft Tag as opposed to the QR code already has more color. A Micosoft Tag can even be created as a corporate logo or nice picture. The features of the Microsoft Tag are somewhat similar as with the QR code. With the Microsoft Tag the options to create an action based on the scanned tag are somewhat broader then with the QR code. In essence the idea, look and feel and pupose are the same. Both are barcodes, which need to be generated and applied to a document or product. The usage of QR codes is ranging from standard documents, to coffee cups and information links in a museum. This is also the opposite of using QR codes. There is a need for a generator and a technique to apply it to the document.

The technique from DocuMobi is not new in its essence but new in how it is used. Taking a picture from a building and get background information is already their on mobile devices. The layer technique or even Augmented Reality on standing in front of a building with your camera is already used. DocuMobi combines the technique of taking a picture and connecting you to a website page.

With DocuMobi the trick is not to create custom and dull  looking QR codes but have the full page of a magazine, flyer, post card, napkin or billboard as a “QR”  code. Take a snapshot of the page with the DocuMobi reader and a webpage is launched. Since the link is created on usually a SmartPhone with GPS, the action of where, when and who made the link is recorded. Giving you full details on the success on the marketing campaign.

The downside is the knowlegde of being a DocuMobi linked image. Where a barcode (QR) code on a page is obvious and by nature leads to some sort of scanning action (think of the groceries in a supermarket in scanning the barcodes), with a DocuMobi image, nobody really knows. A tag line with the information that this is an image which can be scanned by your DocuMobi app (iPhone and Android) must be there. That’s also the big downside. Its a great thechnique and very customer friendly, but if people will start to understand the thing behind a DocuMobi image, only time will tell.

Oscar Dubbeldam.

The Problem with European Postal Mail

Netherlands Partner Oscar Dubbeldam with Strategy Partners discusses the different struggles European postal systems are struggling with versus here in the U.S.

http://whattheythink.com/video/53861-problem-european-postal-mail/

An interview done with Cary Sherburne during the OnDemand conference in 2011. Posted on September 2nd.

GraphExpo 2011 – The future of printed communications.

GraphExpo is the show to get the news on printing, finishing, Output Management and print services. Just a few months before DRUPA its a challenge for the vendors to reveal what new things to announce or withhold. The GraphExpo show and conference showed its value through lots of new things. GraphExpo was also not on its own. There was also an Xplor conference and many other user group events.

As with OnDemand earlier this year, many of the presentations and key-note sessions started with the tough economy. The trends in mortgages, unemployment and low birthrates were all used as a comparison or reason for the troubles the printing industry is in. The number of small printing businesses that have stopped, the less units sold in black and white and the mergers and acquisitions in the Output Management software industry, all speak for itself.

However this GraphExpo was not all about misery. There where some great highlights to share and also opportunities for new business. After a first day at GraphExpo the list of highlights is already impressive.

1. From Web-to-Print to Mobile-to-Print.
2. Inkjet high volume presses
3. QR codes
4. Cloud services in workflow
5. SAAS solutions for webshops
6. Poster Cards
7. Envelop printing – mail streets

From Web-to-Print to Mobile-to-Print

The mobile device is used by many. SmartPhones alrady have a market percentage of more then 50%. This gives the oportunity for changing the traditional web ordering environments to a mobile ordering environment. The trend of less PC sales as opposed to tablet sales is feeding the ground for changing the traditional order process. Mobile to print can be done in various options. The most obvious is the opportunity to print a document which is on the Smartphone and have it printed on a  device at the library, McDonalds or Business Center. The document doesn;t even need to be on the device, but can be reached through DropBox, Office365, iTunes or any other fils sharing option. The second option is for the ordering of prints through a Mobile app. Just order a personalized greeting card through the mobile app.

Inkjet high volume presses

Inkjet and continues feed is coming to such a economic and quality level that its ready for full-colour personalized documents and statements. With the (new) machines from Xerox, Oce, Pitney Bowes and others the option to transfer traditional black and white to color becomes a viable option. Not only an option from a technology perspective but also from a business perspective. Sending an e-mail with an attachment is much, much cheaper then a paper document in an envelop with a stamp. However the change that the receiver will really read that document is far less then the paper document. Now is the time to get the advantage of being the first with documents that contribute to the image of teh company and support the business goals of revenue growth. The remark here is to think before you do. Get your Document Communication Strategy in place, else using ful-colour document presses is a waste of time and money.

QR codes

QR codes are everywhere. Every piece of merchandise is carrying a QR code or Facebook like icon. Restaurants have it prominent on there window shops, coffee cups have QR code to read about the ecology and vendors use the QR codes for attracting readers to their website. The real explosion of QR codes is in the usage of them related to promotions. Scan the code and get a 10% discount of a specific item in the shop. The usage of a QR code can be simple. Convert your homepage URL into a QR code. However, have you tried opening your homepage on a iPhone or BlackBerry?

Cloud services in workflow

More and more services are being moved to the cloud. Ricoh started with an Automated Document factory solution in the Cloud. Its InfoPrint ProcessDirector can now be used through a Managed Services agreement. All the software is running somewhere and connects through Internet (VPN) with the devices. The next step is most likely that Rico will not only manage the 99,99% uptime of the software but will also watch the progress and have a monitoring service that provides pre-maintenance updates.

SAAS solutions for webshops

A print service provider without a webshop should not be an option anymore. Numerous solutions are now available for every small or large print service provider to start a customer relationship through the Internet. These solutions are based on SAAS or in the Cloud. The printer can make arrangements with the software provider to get charged on a per order basis. The configuration is done through simple set-up’s and templates. A solution not only viable for commercial print shops but even for a corporation to “commercialize”  its facilities.

Poster Cards

An interresting option in getting the attention of the recipient is a thick poster type card. The thickness is such that it never could be printed duplex. The solution is half the thickness, printing it simplex and glue the sides together. There is now such a paper type with a special glue layer on one side that printing on every high quality colour engine is possible. After the printing the A3 size paper is folded and glue-ed back to back. A card that will definitely track the attention of the recipient.

Envelop printing – mail streets

The last highlight of the day was the mailstreet from Pitney Bowes. With a length of some 60 meters an impressive machinery. It starts with a roll-fed colour print on A4 size. The end is a set of documents in a fully personalized envelop. During the processing the roll is cut, the documents are folded and specific inserts are added. Near the end a envelop is created by using a roll-fed blank paper and folding it to an envelop. The last piece in the chain is the full-colour print of the envelop. Printig of logo, address and marketing are added on a personlized basis. All tracked and traced, without errors and impressive speeds.

All solutions highlight that there are enough innovations going on in printed communication. Printed communication which still has the best option to grab the attention of the receiver. Independent of the age of the receiver. Printing is not dead, we just need to learn to adopt faster to the changes in the culture. It’s not the tough economies to blame.

Best regards, Oscar Dubbeldam

Nieuwe EOMS Collectief leergang gaat weer van start op 6 oktober a.s.

De leergang Enterprise Output Management van het EOMS Collectief gaat in het najaar weer van start met een nieuwe reeks. De eerste leergang is bijna afgerond en heeft daarme zijn eerste Electronic Document Associates afgeleverd. Met cursisten van onder andere Delta Lloyd, Achmea, Aia Software, SmartDocument, UWV, Generali was het een leergang met veel leerervaringen, interactie en als resultaat de Document Communicatie Strategie voor de organisatie. Ook zijn er twee in-huis leergangen gestart. Zo hebben MaiosOros en Ricoh Professional Services besloten om de leergang aan al hun consultants te geven.

Leergang Enterprise Output Management Solutions

Inleiding

Het vakgebied van Output Management is sterk in beweging. We worden geconfronteerd met allerlei nieuwe output gerelateerde communicatietechnieken. Daarom verandert ook de wijze waarop wij allen het fysieke of digitale document strategisch in wensen te zetten voor ons bedrijf. Er staan nieuwe digitale technieken voor outputmanagement ter beschikking waarmee we sneller, goedkoper en beter met onze klant kunnen communiceren. Ook met het vertrouwde “papieren” communicatiekanaal wordt u in staat gesteld om het document beter aan te laten sluiten op de persoonlijke verwachting en behoefte van uw klant. Denk bij de verandering maar eens aan fullcolour transactie documenten, e-mail communicatie, web interactie en aan de oplossingen voor sociale media. Het wordt door de dynamiek van het vakgebied voor u echter steeds lastiger om bij te blijven bij al die ontwikkelingen.

Leergang modules

De gehele leergang bestaat uit 10 modules. In deze modules worden de volgende onderwerpen behandeld.

• wat is Enterprise Output Management,
• wat is het Automated Document Process Management model,
• welke hardware wordt waar en waarvoor toegepast,
• hoe kunt u document creatie en compositie optimaal inzetten,
• wat zijn typische EOMS toepassingen,
• waar en waarom wordt workflow management bij outputmanagement toegepast,
• wat verstaan we onder multi-channel communicatie en hoe benut u die,
• wat zijn Managed Print Services (MPS),
• hoe stelt u uw Document Communicatie Strategie op en waar houdt u rekening mee,
• wat zijn de huidige trends en ontwikkelingen in dit vakgebied.

Doel van de leergang

Na het volgen van de leergang is de cursist o.a. in staat om een verbeterplan te maken voor de op print gebaseerde outputoplossingen. Resultaat zal zijn verbetering van de effectiviteit van de communicatie en verhoging van de efficiëntie van het productieproces. Daarnaast leert de cursist de overige mogelijkheden van outputmanagement kennen die hem momenteel ter beschikking staan. Doordat we ook ingaan op multichannel communicatie en de ontwikkelingen op het gebied van sociale media, wordt de cursist voorbereid op de veranderingen die deze nieuwe communicatieoplossingen binnen uw organisatie teweeg kunnen brengen. Ons eigen hogere doel van deze leergang is om onze kennis te delen en om verdieping van het vakgebied outputmanagement te bewerkstelligen.

De leergang is geaccrediteerd door de XPLOR. U verdient 20 punten die meetellen bij het verkrijgen van het XPLOR certificaat Electronic Document Associate (EDA).

Cursusdata

De tien modules worden op de volgende data gegeven. (Hierbij is rekening gehouden met schoolvakanties en evenementen)

1. 6 oktober 2011 – Introductie
2. 3 november 2011 – Het Automated Document Proces Management model
3. 1 december 2011 – Hardware
4. 22 december 2011 – Documentcreatie
5. 19 januari 2012 – Typische EOMS toepassingen
6. 16 februari 2012 – De Document Communicatie Strategie
7. 15 maart 2012 – Multichannel communicatie
8. 12 april 2012 – Workflow en procesautomatisering
9. 10 mei 2012 – Managed Print Services
10. 10. 7 juni 2012 – Trends en ontwikkelingen

Kosten

De kosten zijn per module €199,00. De gehele leergang kost €1650,00 (exclusief BTW)

Locatie

De trainingslocatie is in het midden van het land. De eerste lessen zullen worden gegeven in het kantoor van Document Dialog te Bunnik. Voor de derde les, hardware, wordt er een locatie gezocht die ook een bezoek heeft aan een grote print faciliteit.

Aanmelden

Indien u zich wenst aan te melden voor de gehele leergang of voor één of meerdere modules, dan kunt u reageren naar info@eomscollectief.nl. Dan stuur ik u een inschrijfformulier op.

Graag tot ziens op 6 oktober a.s.

Oscar Dubbeldam

namens het EOMS Collectief

Hans Andriese
Hans Dickerscheid
Oscar Dubbeldam
Johan Kosters
Roberto Nagel

Cursus Enterprise Output Management

HOE TE KOMEN TOT EFFICIENTE EN EFFECTIEVE OUTPUT OPLOSSINGEN !?

Inleiding:

Het vakgebied van Output Management is sterk in beweging. We worden geconfronteerd met allerlei nieuwe output gerelateerde communicatietechnieken. Daarom verandert ook de wijze waarop wij allen het fysieke of digitale document strategisch in wensen te zetten voor ons bedrijf.

Er staan nieuwe digitale technieken voor outputmanagement ter beschikking waarmee we sneller, goedkoper en beter met onze klant kunnen communiceren. Ook met het vertrouwde “papieren” communicatiekanaal wordt u in staat gesteld om het document beter aan te laten sluiten op de persoonlijke verwachting en behoefte van uw klant. Denk bij de veran-dering maar eens aan fullcolour transactie documenten, e-mail communicatie, web interactie en aan de oplossingen voor sociale media. Het wordt door de dynamiek van het vakgebied voor u echter steeds lastiger om bij te blijven bij al die ontwikkelingen.

Het EOMS collectief gaat u daarbij helpen met de cursus: Enterprise Output Management Solutions (EOMS).

Cursus:

Deze unieke cursus is opgesteld door een aantal Nederlandse specialisten voor outputmanagement en behan-delt de volgende topics in afzonderlijke modules:

 Output Management – scope en definitie,

 wat zijn typische EOMS toepassingen,

 welke hardware wordt waar en waarvoor toegepast,

 wat is het Automated Document Process Management model,

 waar en waarom wordt workflow management bij outputmanagement toegepast,

 hoe kunt u document creatie en compositie optimaal inzetten,

 wat verstaan we onder multi-channel communicatie en hoe benut u die,

 wat zijn Managed Print Services (MPS),

 hoe stelt u uw Document Communicatie Strategie op en waar houdt u rekening mee,

 wat zijn de huidige trends en ontwikkelingen in dit vakgebied.

Doel:

Na het volgen van de cursus is de cursist o.a. in staat om een verbeterplan te maken voor de op print gebaseerde outputoplossingen. Resultaat zal zijn verbetering van de effectiviteit van de communicatie en verhoging van de efficiëntie van het productieproces. Daarnaast leert de cursist de overige mogelijkheden van outputmanagement kennen die hem momenteel ter beschikking staan. Doordat we ook ingaan op multichannel communicatie en de ontwikkelingen op het gebied van sociale media, wordt de cursist voorbereid op de veranderingen die deze nieuwe communicatieoplossingen binnen uw organisatie teweeg kunnen brengen. Ons eigen hogere doel van deze cursus is om onze kennis te delen en om verdieping van het vakgebied outputmanagement te bewerkstelligen.

De cursus is geaccrediteerd door de XPLOR. U verdient 20 punten die meetellen bij het verkrijgen van het XPLOR certificaat Electronic Document Associate (EDA).

Doelgroep:

De cursus is bedoeld voor iedereen die al werkzaam of verantwoordelijk is binnen het vakgebied en die ver-dieping en/of verbreding zoekt. Voor diegene die zijn eigen outputmanagement processen wil verbeteren, zoals de opti-malisering van de gehele print-productieketen. Maar ook voor iedereen die gewoon meer van dit vakgebied wil weten, daarbinnen werkzaam wil worden of er in zijn eigen werk direct of indirect mee te maken heeft.

Leervorm:

De cursus bestaat uit meerdere modules, die via e-learning en/of klassikaal worden gegeven. Op verzoek kan er een in-house cursus, of de behandeling van een losse module, bij uw bedrijf worden georganiseerd. Bijvoorbeeld bij de start van een nieuw outputproject.

Start:

De eerste module “Output Management – scope en definitie” vindt begin 2011 klassikaal plaats. Informatie over de andere modules volgt in de loop van 2011.

Kosten

De module “Output Management – scope en definitie” kost €149,-, exclusief BTW.

Duur:

De duur van de module “Output Management – scope en definitie” is 1 dagdeel.

Aanmelding:

U kunt zich aanmelden door een e-mail te sturen naar: EOMS@docufacts.nl We hebben voor de eerste module “Output Management – scope en definitie” een beperkt aantal plaatsen beschikbaar. Als u als eerste van deze unieke mogelijkheid gebruik wilt maken, dan adviseren wij u zich snel aan te melden.

The Document Communication Strategy

 

The communication from an organisation to its customers can be done in multiple ways. The time where paper communication was primarily the only way, is already a long time ago. Communication can not only be done by paper, but also by e-mail, websites, SMS messages, chat and social media options like Twitter and FaceBook. It makes it quite complicated for an organisation to decide on where to invest, which channels to use and when, and for which type of communication. A transactional document could be ideal for e-mail distribution, but a contract
document might be best by paper. This raises the need for a Document Communication Strategy. A strategy, that describes how the organization communicates best, with its recipients.

Document Communication Strategy

A document communication strategy helps the organisation decide on new investments in equipment and software technology. By describing the required strategy and goals of the communication it can become clear that by changing processes, content and approach, the communication can play a significant role in achieving the business goals. A marketing campaign that uses all electronic and paper channels and automatically responds on responses could increase the Return on Customer significantly. Optimizing the production process using Lean Manufacturing techniques could save costs due to the merging of separate documents in one envelope.

The important question of a Document Communication Strategy is who develops this. Should it be the Document Services Manager because he/she understands best the current print and mail architecture and knows what’s available on the market in new techniques? Should it be the IT manager because communication in a multi-channel environment requires detailed
IT skills? Or should it be marketing, because they have the responsibility to create the communication content which has the required Return on Investment. Three different managers who by historic perspective never have communicated that much together to create a joined strategy.

Who should be the lead in developing the document communication strategy? Document Services Manager, IT, Marketing, all together, what do you think?

This question was raised to peers in the market. Their reply is below.

Daren J. Stone • I think that each person in an organization could contribute to a part of this, as each person that is contributing will add a piece that the others may not have thought about.

Pat McGrew • After a week at DMA and a week at GraphExpo and a few days with the Postal Industry Executives it’s pretty clear to me that everyone thinks they know what needs to be part of
that strategy and no two groups have the same vision. Someone needs to own the strategy and my recommendation would that it must be managed at the Marketing level because it involves the most precious asset – the customer.

It doesn’t happen without executive imprimatur, though, and that has been sadly lacking in most companies I see

Roger Christiansen • If you are looking at document communication strategy, then I would have thought it has to be the Head of Customer Experience or similar function. Document communications should be part of the total customer communications mix including Help Desk/ Call Centres, web presence and so on.

James Shand,edp • Being someone who works to help organizations build document strategies the most common factor – apart from agreement it needs to conclude as being customer focused – is the lack of ownership therefore the motivation to get it done. Each area of the business – stakeholders in the documents – has a different perspective and objective as to what the business ‘documents’ do for them. Maybe this is why as consultants we get the opportunities because we are able to take a ‘subjective’ view of the requirements and structure without the ‘baggage’. Ultimately even if you have a consultant take this objective view the strategy is a living thing so it then needs to be owned at the executive level so short of creating a role specific role for document strategy. I would place responsibility in marketing.

Fadel Iskander • Taking the lead in “Developing” Document Communication Strategy?

Well, as long as it is only “developing”, then I would suggest marketing. Marketing can (and should) “develop” from here to eternity without having an impact on the others.

It is only when marketing wants to “implement” it’s developed strategy that the other parties must be invited to the table to see if the strategy can be implemented and/or afforded. They may fight it or begrudgingly accept it as a mandate from top management.

More often than not that new strategy is too costly to implement as it may require newer software, hardware, developers with different skill-sets and consultants. Most likely that is where
the Strategy is shelved.

However, I have also seen it where somehow the custodians of the strategy, together with vendors (software & hardware & consultants) have presented a brand-new “Document Communication Strategy” which involved:
a. Switching from B&W documents to Full color,
b. Total document redesign (which involved licensing high-end document composition software),
c. Workflow Automation
d. Click Reduction (by reducing the number of pages produced)
e. Improved production efficiency (staff reduction)!!
f. Engaging vendor’s professional services team(s)
All of the above while reducing the costs associated with producing the documents. I have seen management go for such a plan (based on vendor-supplied projections). Who wouldn’t!!

However, you never see (or hear about) confirmation of those savings a year or two after the implementation.

This ultimately confirms Pat’s point, “It doesn’t happen without executive imprimatur” if a “decider” wants it, he/she will make it happen.

Development steps

The comments as written above makes it clear that the Document Communication Strategy doesn’t really have one ownership. Most conclude that the overall responsibility should reside within Marketing, but it lacks usually the common approach. From my side I would suggest that the first steps in creating the Document Communication Strategy are taken by the Document Services Manager. They have the best gain from creating a strategy that describes the common processes fro communicating in multi-channel environment. The involvement and participation of marketing and ICT is crucial for the overall success. If not all parties are involved, marketing will develop its social media strategy, ICT will remain focused on other business applications
and the Document Services will remain a cost center.

Process Automation at Comparting 2010

 

This year’s event, the 6^th Comparting conference to be held in Böblingen, Germany, attracted an enthusiastic 240 attendees from around the world to hear the latest trends and developments on Process Automation.  Attendees were able to sit in on a range of presentations from market analysts, talks by organisations and vendors on the trends, plus benefits and developments in Process Automation.

Compart, a worldwide vendor of datastream transformation, process automation and document reengineering has been instrumental in bringing these events to the industry and at this year’s gathering attendees heard that Process Automation of document production and delivery workflows remains a hot topic for both vendors and organisations.

Documents come from a variety of platforms…

Currently, businesses use a diverse range of applications – new and old – to produce documents, which is placing a great deal of strain on the infrastructure, which has developed within companies, as these applications run on different platforms and produce documents and datastreams that differ in formats that are non-compatible.  This uses up resources, is inflexible and results in higher operating costs, for example multiple documents being sent to the same recipient are not sent in a single envelope or inserts cannot be included dynamically.  The author of this article Oscar Dubbeldam of Strategy Partners Netherland BV is a well known consultant in the business of producing and managing document production processes, and he has been following the development of Process Automation and its relevance to the digital printing industry.

Process Automation for efficient production processes…

The production of digitally printed documents from data source to delivery to the mailing company can be cumbersome and labour intensive.  At individual points in the process, software tools are used to optimise particular components of the process.

One of the most common tools is the document composition part, where raw data or line-data, database data or XML data is transferred to an easy-to-read and attractive looking document.  Another popular component is the printstream transfer component.

Organisations need to move away from the historic proprietary datastream format to a more open format which leverages the new equipment.  Process Automation tools are there to bring all the individual components under one ‘umbrella’ or workflow.  By linking the individual components the efficient production of datastreams can save significantly on labour and reduce the error rate in the manual process.

Process Automation can come in various forms, with the focus on just a few steps of the overall process – this is easily confused with print management software, which fails to provide adequate recording of the process stages and auditing facilities – however, Process Automation should cover all production steps involved in the printing and digital delivery of documents, from data source through to distribution in order to provide an efficient overall document process.

Process Automation a multi-channel process…

In today’s environment, the printed document is required to be stored in an electronic archive, sent as a PDF or presented through a customer portal.  The original datastream, ready for printing is also to be used to provide the electronic channels with the relevant content.  Process Automation in a multi-channel production process takes care of the delivery of the document’s content to any channel.  Many organisations are exploring ways to send documents electronically instead of hardcopy; however, these solutions are generally not integrated with the paper production process.  Process Automation in a multi-channel process brings the worlds of reprographic and ICT together.  The ultimate goal is to achieve a process where, based on customer preferences, the document is printed, sent by e-mail and stored in an electronic archive.

CUSTOMER COMMUNICATION MANAGEMENT AT DOCUMENT STRATEGY FORUM 2010

 

Customer Communication Management was the main topic of the Document Strategy Forum held in Chicago from September 13^th to the 15^th. This year the number of participants was not as high as the year before. Some 200 users of Customer Communication Management gathered for the three days. Most of the 200 attendants came from organisations from a variety of industries. Only a few consultants and vendor staff was represented. Making it a worthwhile event to listen, discuss and network about the latest developments in Customer Communication Management.

No more printed transactional statements!

Although no more printed transactional statements is still many years ahead, a rapid decline in volumes has hit the printing industry very hard over the last years. Within the US the direct mail volumes has dropped a significant 27.9 per cent in the year 2009. With Credit Card companies accounting for just over a 60 per cent decline in volume. Where Credit Card statements used to be sent by print and mail, they are now massively sent by electronic channels. Madison Advisors reported the findings of their study on multi-channel communications. It seems that 63 per cent of enterprises have established moderately to very aggressive hardcopy suppression goals. The major driver for the change from paper to electronic channels is the high cost of mailing and postage.

TransPromo

Transactional statements with a promotional message are not a new invention. With the availability of the high volume document composition engines some 15 years ago, the opportunity was their to incorporate variable data with transactional data based on business rules. Just over the last two years with the availability of less expensive color printing devices and the ability to create nice looking “documents” through a browser, revitalized the idea of creating TransPromo documents. From a technology perspective creating TransPromo documents isn’t that difficult. The major inhibitor for TransPromo documents is a variety of business issues. Ranging from culture to regulations and politics. TransPromo should not be taken as technique but as a part of the Customer Communication Management. The benefits of TransPromo are there for every business. It’s just about leaving the idea that TransPromo is a printed statement in colour with discount coupons.

Document Communication Strategy

Customer Communication Management encompasses all types of communication an enterprise is sending to its customers (including employees, prospects, etc). This brings several disciplines from an enterprise together. Where they used to work independently, they now have to work together to create a common message. A document communication strategy is needed to define the way the enterprise will communicate and what the goals are to be achieved with the communication pieces. The strategy defines the usage of the media channels, the look and feel and the purpose of the documents, the marketing campaign strategies and goals and if things are to be done in-house or through 3^rd parties or outsourcing.

Electronic Forms – The new way to communicate?

A new to communicate as part of Customer Communication Management, and a major topic at the Document Strategy Forum, was Forms. Forms as in electronic data-entry forms, presented on the Internet through a portal for customer interaction. With the new browser technologies (coming) available like Flash, Rich Internet Applications (RIA), Widgets and WebServices, a new way to interact with customers and prospects can be established. A technology that fits nicely with the market changes in personalisation and customer first strategies. At the Document Strategy Forum Adobe presented it LifeCycle Enterprise Suite version 2. It gave an idea on how enterprises will communicate in a few years. Not through standardized statements in high volume, pre-configured business correspondence or PDF attachments. The end-user will interact with the enterprise at its convenience and in a personal matter.

The Future of Customer Communication

The relevance of a paper document remains without doubts. The recipient’s behaviour of receiving a paper document by mail is positively different then receiving a document by e-mail or as a URL. Customer Communication Management is about how to use the available channels
the best way. Using them efficiently and effectively. Transactional documents with content to confirm past transactions are going to the electronic channels, they might have promotional content, but in a few years the expectation is that transactional information is not sent anymore on paper. The enterprise should start to focus on the business correspondence, the front-end to its organisation using the web and electronic forms and the ultimate mix in using all available media channels.

QR Codes – The next revolution in digital print and marketing?

QR codes, the name is to be read in more and more places over the last years. QR codes have been predicted a significant role in the next hype of digitally printed marketing materials. What is the magic of QR codes and does it really bring a new age in marketing? The following article explains the QR code and describes the practical usage of it in marketing, digital print and mobile phones.

A QR code is a matrix barcode which can be read by scan software, mobile phones with a camera or smartphones. The QR is an acronym for Quick Response. The Quick Response is not related to the marketing where a person quickly responses to the ad. Quick Response indicates that the content of the barcode can be easily and fast decoded. The QR code was already invented in 1994 by a Japanese corporation, Denso-Wave. The initial usage was for tracking parts in vehicle manufacturing. During the last two years the QR code found its way also in the marketing world due to the connection with mobile phone applications.

The QR code can contain a significant amount of information. When using alphanumeric a QR code can contain up to 4.296 characters. (This is almost similar to the full content of this article). A QR code has also build-in error correction. The recovery rate is very high even if a significant part of the code is scratched or unreadable. QR codes are free to use. The ISO standards commission has released a standards description of the QR code. So it can be used as a global mechanism to exchange information.

Now what’s the hype around QR codes and marketing? The QR code itself is just a barcode, drawn in a fancy way. The hype comes from the mobile phone. Mobile phones with a camera and a specific application can be used to decode a QR code and respond to it based on the content. The most common usage is to embed a URL in the QR code. By scanning the QR code with the mobile phone the Internet page as set by the URL is opened and directly visible for the user. Another example is the exchange of contact information. All contact information of the person is encoded in a QR code and placed on the business card. By scanning the code, all relevant contact details are automatically stored.

The trick in marketing and digital printing comes with the personalized QR codes. It’s the combination of the personalized URL but then in a way that the receiver doesn’t need to type the full URL from the leaflet received. Just by scanning the code the reader is transferred to its personalized page on the Internet. From a digital printing perspective the opportunity is there to include the option to create a QR code and have it printed on each collateral, flyer, brochure, etc. In essence some sort of extended variable data printing. The variable, the personalized URL , is coded into a QR code and printed on the right spot.

Where the printing of QR codes might be the easy part, the decoding and the usage of the content might be still a blocking factor. Most phones don’t come with a pre-installed reader on it. It must be separately downloaded. The hassle and buzzle of taking a picture from a QR code and get transferred to a web page seems to complex. With the current mobile phones a good working qwerty keypad is usually available. Making the case for not being able to quickly type in the provided personalized URL obsolete.

The key is in the content, the application reading the content and acting upon it. Just transferring text in a QR code seems useless. The value of the content to the receiver must be such that it becomes worthwhile to scan and decode. When marketing defines the campaigns where the decoding of QR codes becomes essential due to additional discount, pre-registration, easy purchase of goods, etc., QR codes can become mainstream. So far QR codes have not seen the wide adoption as predicted. It’s good to have a close watch on the developments. When developments are further on the mobile phone and its applications, it can truly become a hype.

De toekomst van Output Management

Een uitspraak als “de toekomst van Output Management” kan al op diverse manieren worden gelezen. De een leest het op een positieve manier en de ander juist op een negatieve. De positieve kant ziet een rooskleurige toekomst in verband met de verschuiving van offset naar digitaal. De negatieve kant ziet alle bedreigingen op de traditionele output management kant via de elektronische kanalen en de sociale media. Tijdens de laatste internationale Xplor conferentie, de OnDemand conferentie en ook de IPEX is er ineens een ruime aandacht voor de sociale media als communicatie medium. Wat betekenen deze verschuivingen, nieuwe mogelijkheden en trends nu voor het traditionele output management en de gebruikers daarvan? In dit artikel de ontwikkelingen van de laatste jaren, de huidige status en de verwachtingen voor de komende jaren.

Output Management als definitie geeft nog steeds een diversiteit aan antwoorden. Veelal is er de associatie tussen output management en een afgedrukt document via een printer. Output management zou dan ook niet veel meer zijn dan de software voor de aansturing van printers en de afwerkingapparatuur voor het in een envelop stoppen en van een postzegel voorzien. De laatste jaren is er ook het besef gekomen dat “output” niet alleen het papieren document is, maar ook een elektronische variant heeft. Het gebied is daarmee uitgebreid met de aansturing en distributie van het document via e-mail of naar een elektronisch archief. Als we output management binnen deze context zien dan kunnen we wel constateren dat er over 5 tot 10 jaar geen toekomst meer is. De print volumes dalen nog steeds elk jaar en de sociale media nemen de e-mail over.

Geen mooie vooruitzichten dus. De output management leveranciers hebben het dan misschien ook wel een beetje aan zichzelf te danken. De innovatie de laatste jaren is redelijk achtergebleven. Als we alleen al kijken naar de hoog-volume documentcompositie dan is er niet veel veranderd ten opzichte van 15 jaar geleden. Nog steeds wordt in basis de ruwe data van een mainframe applicatie via een designer interface omgezet naar iets wat meer leesbaar is. Grote software deals in dit segment zijn er dan ook nauwelijks meer. Alleen is er nog een vervanging van toepassingen die niet meer ondersteund worden op de hardware omgeving waarop het is geïnstalleerd. Een ander gebied waarmee de markt het zichzelf niet makkelijk heeft gemaakt is de promotie van de “Automated Document Factory”. Een concept waarmee de printfabriek een volledig geautomatiseerde en Lean en Mean aansturing zou krijgen vergelijkbaar met de auto-industrie. Een concept wat te complex en te hoog gegrepen bleek te zijn voor Europa.

Was het de afgelopen jaren dan alleen maar kommer en kwel. Gelukkig niet. Er waren ook zekere een aantal positieve ontwikkelingen. Een van de belangrijkste was wel de opkomst van de toepassingen voor een gestructureerde manier wat betreft de creatie van bedrijfscorrespondentie. Waar dit tot voorheen het domein was van de huisstijlleveranciers met Microsoft Word sjablonen en VBA scripts, wordt dit meer en meer overgenomen door de document compositie leveranciers. Het voordeel van dergelijke toepassingen is de onafhankelijkheid van de gebruikte tekstverwerker en het onderhoud en beheer dat steeds dichter bij de eindgebruiker komt te liggen. Een tweede belangrijke positieve ontwikkeling lag in de procesoptimalisatie. Procesoptimalisatie om delen van het productieproces te automatiseren en niet zozeer om een volledige ADF omgeving te krijgen. De leveranciers die zich gericht hebben op deze functionaliteit hebben het de afgelopen jaren goed gedaan.

De toekomst van output management ligt echter niet alleen in procesoptimalisatie en de documentopmaak. De toekomst ligt meer in trends die zich op gebieden als bedrijfscommunicatie, wetgeving en marketing plaatsvinden.

Op het gebied van bedrijfscommunicatie is elke organisatie wel bezig om het papieren volume aan transactie gerelateerde communicatie terug te dringen. De postzegel als kostenbesparing kan soms honderdduizenden euro’s per jaar opbrengen. Deze trend staat lijnrecht tegenover bepaalde onderzoeken die beweren dat het transactiedocument nog in grote aantallen door de brievenbus valt. De voorspelling is dat het transactiedocument zoals we dat nu nog kennen over een aantal jaren volledig is verdwenen en vervangen door on-line portals waar de klant met de transactiegegevens kan sorteren, specifieke overzichten kan maken en trendanalyses kan doen.

Op het gebied van wetgeving is er een belangrijke wijziging geweest die het nu mogelijk maakt om verzekeringspolissen en daaraan gerelateerde documenten voortaan elektronisch te gaan verzenden. Hierbij moet aan een aantal wettelijke richtlijnen voor aflevering worden voldaan. Maar het is een belangrijke optie om het papiervolume verder terug te dringen. Wat betreft techniek zijn er in ieder geval geen belemmeringen meer om een polis met digitale handtekening op de juiste plaats en met afleverbevestiging bezorgd te krijgen.

Marketing afdelingen storten zich vol overgave op de nieuwe mogelijkheden in technieken en communicatiemedia om de klant (consument) te bereiken. Op de marketing events wordt er weinig tot niet meer gesproken over direct mail, gepersonifieerde communicatie en one-to-one marketing campagnes. De nieuwste trends in communicatie zoals Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube nemen alle aandacht van de marketeer voor hun rekening. Al 25% van de marketeers maakt gebruik van blogs, sociale media, on-line video’s en zelfs podcasts voor de promotie en klantcontacten.

De toekomst van output management ligt in een andere richting dan de ondersteuning van het papieren communicatiekanaal. Als output management zich blijft richten op alleen de papieren communicatie zal het binnen enkele jaren worden overgenomen door andere leveranciers die komen uit de nieuwe media kanalen. Papieren communicatie op zich zal niet verdwijnen. Een papieren communicatiebericht heeft nog steeds de meeste aantrekkingskracht en zorgt ook nog voor een goede Return on Investment wat betreft investering en opbrengst. Output Management zal zich ook moeten gaan richten op de nieuwe media kanalen en de geïntegreerde ondersteuning daarvan. Dat helpt niet alleen de leverancier daarvan maar ook de traditionele print en post afdeling aan nieuwe taken en mogelijkheden.

Dat sociale media als Twitter, Facebook en YouTube geen bedreiging zijn voor de traditionele print media bewijst wel de voorbeelden die er nu zijn. Woody is een Amerikaanse fast-food hamburgerketen. Ter promotie startte het een FaceBook Friends campagne waarbij de eerste honderdduizend vrienden een gratis hamburgervoucher zouden krijgen. Woody gaf zich twee maanden de tijd om deze honderdduizend vrienden te bereiken. Echter de honderdduizend waren al na tien dagen bereikt en na de twee maanden had Woody meer dan 1 miljoen FaceBook vrienden. Met dit succes lag het vervolg niet alleen binnen FaceBook maar was er een belangrijk deel weggelegd voor de papieropvolging in vouchers, direct mail en het onderhouden van de contacten. Een eerste succes is wellicht makkelijk te behalen, maar het behouden daarvan kan alleen met een juiste mix van de beschikbare media.

Een andere trend waar output management op zou moeten inspelen is die van de Augmented Reality. Augmented Reality is de samensmelting van echte beelden die we als mens zien met een overlay door de computer gegenereerd. Tijdens de winterspelen zagen we er een mooi voorbeeld van bij het schaatsen. De snelste tijd werd geprojecteerd op de baan waar de schaatser op dat moment bezig was. Zo kon de voorsprong of achterstand perfect worden gezien. Augmented Reality wordt ook gebruikt om een foto te maken van een huis wat te koop staat. De eigenaar van de mobiele telefoon krijgt daarna een verdere uitleg over het te koop staande huis. Bedenk wat de verkoopmakelaar met deze informatie kan. Een potentiële koper en een goed inzicht in de interesse. De ideale omstandigheden voor een opvolging via een gepersonifieerde marketing campagne.

De toekomst van output management ziet er rooskleurig uit, maar dan wel in combinatie met de nieuwe mogelijkheden zoals sociale media. Voor degene die niet die aansluiting zoekt, kan alleen maar lijdzaam toezien hoe “zijn” volume steeds verder afneemt.

Oscar Dubbeldam.