Is (of wordt) PDF/A de standaard voor de documentproductie en archivering?
PDF/A is zich langzaam maar zeker aan het manifesteren als de standaard voor het archiveren van documenten die langere tijd bewaard moeten worden. Hoe lang, lang is, staat daarbij nog open. Afhankelijk van de toepassing kan de tijd variëren tussen een maand of zolang Noord-Amerika een republiek is. Het is nog langzaam omdat PDF/A als standaard nog vrij nieuw is. Pas in het najaar van 2005 is PDF/A als officiële ISO standaard (ISO19005-1:2005) geannonceerd. In de korte tijd van zijn bestaan heeft het echter al een gerespecteerd aantal gebruikers gekregen. Is PDF/A daarmee de (toekomstige) standaard wat betreft document archivering en voor de document productieprocessen?
PDF/A is een afgeleide van de wijdverbreide PDF opmaak voor documenten. PDF staat voor “Portable Document Format” en is een ontwikkeling geweest van Adobe. In 1993 zag versie 1.0 het levenslicht. Adobe PDF versie 1.0 is gebaseerd op de PostScript taal, die veel gebruikt wordt voor het afdrukken van documenten op de lokale laserprinter.
Iedereen heeft tegenwoordig wel een (gratis) PDF Reader op zijn PC of MAC geïnstalleerd. Wat betreft de Reader van Adobe is dat versie 9. De Adobe Acrobat suite bevindt zich in versie 8. De huidige PDF standaard is nu in release 1.7. In de loop der jaren is er dus meer en meer functionaliteit toegevoegd aan de PDF standaard om te voldoen aan de technologische ontwikkelingen. Zo is er nu functionaliteit voor elektronische formulieren, video en flash, Unicode ondersteuning, het toevoegen van “tags” en de beveiliging en autorisatie opties zijn verbeterd. Een document opgemaakt in PDF versie 1.7 kan uiteraard niet gelezen worden met een Adobe Reader van vele jaren geleden. Zo geldt ook dat een PDF document opgemaakt in versie 1.0 niet altijd meer geopend kan worden met de Reader versie 9. Allemaal zaken die binnen archivering voor langere tijd niet wenselijk zijn.
PDF/A en PDF zijn dan ook niet exact hetzelfde. PDF/A is een subset van de PDF standaard, speciaal ontwikkeld en gericht op het bewaren en toegankelijk houden, van een document dat over een langere periode bewaard moet worden. Ter promotie van de PDF/A standaard, dit jaar in Berlijn de 3e internationale PDF/A conferentie. Een conferentie met als doel de laatste stand van de ontwikkelingen, mogelijkheden en toepassingen te zien en te bespreken. De organisatie is in handen van het PDF/A Competence Center. Het PDF/A Competence Center is de organisatie die de PDF/A standaard verder ontwikkeld en promoot. Met meer dan 100 organisaties die op dit moment lid zijn al een gerespecteerde organisatie. Dat was ook te zien in het aantal deelnemers aan de conferentie, meer dan 200 internationale bezoekers, en het hoge aantal eindgebruikers daaronder.
Enkele belangrijke feiten wat betreft PDF en PDF/A.
- PDF is op dit moment een open “standaard”. Het is niet meer exclusief verbonden aan Adobe. De specificaties zijn voor iedereen beschikbaar en hebben geen licentiestructuur meer.
- TIFF is geen open standaard die wordt beheerd door de ISO organisatie. TIFF kan worden veranderd door de software. Bijvoorbeeld annotaties kunnen door een bepaald software pakket worden aangebracht die daarna door een andere TIFF applicatie niet meer zijn te lezen of te gebruiken.
- De PDF specificaties worden door een onafhankelijke organisatie beheerd en verder ontwikkeld.
- PDF/A is een afgeleide (subset) van PDF versie 1.4. Dus niet alle mogelijkheden die in de latere PDF versies zijn toegevoegd kunnen worden geconverteerd naar PDF/A.
- PDF/A kent twee niveaus van “compliance”;
- PDF/A-1a is het hoogste niveau. Het is niet eenvoudig te bereiken, maar garandeert wel een toekomstige representeerbaarheid die exact gelijk is aan het origineel. Waarbij de structuur van het document is vastgelegd en de semantische structuur correct is. Het laatste is vooral belangrijk wanneer het document is opgedeeld in kolommen.
- PDF/A-1b garandeert alleen de visuele representeerbaarheid. De structuur kan daarbij verloren gegaan. Wanneer de structuur van bijvoorbeeld de kolommen niet duidelijk is voor elektronische verwerking, kan dit problemen geven bij OCR herkenning, of het representeren van het document via audio-visuele hulpmiddelen.
- PDF/A is een officiële ISO standaard. Dit waarborgt toekomstige ontwikkelingen en beschikbaarheid van de beschrijving van de standaard. Een document opgemaakt in PDF/A-1a zal dan ook altijd leesbaar blijven voor welke toekomstige release van de PDF/A standaard dan ook.
- In Microsoft Office 2007 kan een Microsoft add-in worden geïnstalleerd die het mogelijk maakt om het document te bewaren in PDF en als optie in PDF/A formaat. (Dus geen noodzaak meer om een printer-driver te installeren!)
Is PDF/A nu de oplossing voor het voor langere tijd archiveren van elektronische documenten? Helaas is het antwoord nog niet volledig ja. Zowel op het technische vlak, maar ook op het functionele vlak zitten er nog wel wat ‘haken en ogen’ aan het gaan archiveren volgens de PDF/A standaard.
Een van de grotere struikelblokken van de PDF/A standaard is dat in elk PDF/A document alle ‘resources’ zijn opgeslagen die het weer mogelijk maken om het document exact zo weer te geven als opgemaakt. Dat betekent vooral dat de fonts in het document zelf bewaard worden. Dit lijkt in eerste instantie niet zo erg, totdat het om vele miljoenen documenten gaat. Dan gaat de teller in Terabytes opslag aardig doorlopen. Het opslaan van enkele fonts in het document kan al snel een 20KB extra opslag tot gevolg hebben. Wanneer voldaan moet worden aan de stringentere PDF/A-1a criteria betekend het zelfs dat in elk document de volledige Unicode tabellen worden meegenomen. Een andere technische beperking is het gebruik van beelden die in JPEG2000 formaat zijn bewaard. JPEG2000 wordt niet ondersteund binnen PDF versie 1.4 en daarmee ook niet binnen de daarvan afgeleide PDF/A standaard. Op functioneel gebied zijn er ook nog enkele onderwerpen die verder uitgewerkt moeten worden. De software voor het aanmaken van een PDF/A document moet uiteraard voldoen aan de standaard. Maar wie garandeert u dat de software die de conversie doet wel aan de standaard voldoet en dus een officieel PDF/A document oplevert? Een ander moeilijk punt is de PDF documenten met digitale handtekening. Na conversie van een PDF document naar PDF/A document is in principe de digitale handtekening niet meer geldig. Moet nu elk document dan maar weer digitaal ondertekend worden?
Wat nu te doen, wel of niet overgaan op PDF/A als standaard voor archivering? Het antwoord daarop is niet simpel te geven en hangt van een aantal factoren af. Wat is de oorsprong van de documenten, hoelang moeten de documenten bewaard worden, wat zijn de wettelijke bepalingen, waarvoor doen we het en wie zijn de gebruikers? PDF/A kent op dit moment al een grote groep gebruikers. Zo zijn er al vele nationale of regionale archieven overgegaan op de PDF/A standaard. Ook binnen verzekeringorganisaties is het gaan gebruiken van PDF/A als standaard aangeslagen. PDF/A als de standaard voor langere tijd archivering van bedrijfskritische documenten heeft de eerste plaats wel verworven. Alles in PDF/A archiveren is echter nog niet aan te raden. Enerzijds omdat het gewoonweg nog niet kan, anderzijds omdat het gewoonweg niet handig is. AFP printer data streams kunnen het beste nog als AFP data stream worden gearchiveerd. PDF documenten die de laatste functionaliteiten gebruiken van versie 1.7 van de PDF standaard, kunnen op dit moment nog niet geconverteerd worden naar PDF/A. Dan is het beter even te wachten op de volgende versie van de PDF/A-2 standaard die eind 2010 verwacht wordt.
PDF/A als formaat voor documenten in het productieproces is dan ook eigenlijk nog geen optie. Enerzijds klinkt het aantrekkelijk om met een echt onafhankelijk formaat de documentopmaak en productieprocessen aan te sturen, anderzijds is het formaat nog niet echt handig om in hoog-volume documenten te verwerken, af te drukken en te archiveren.
PDF/A is zondermeer de standaard voor archivering van elektronisch opgemaakte documenten en voor gescande documenten. Al vele leveranciers hebben producten ontwikkeld die de conversie kunnen doen van een origineel formaat naar PDF/A. Er zijn producten die een PDF/A document kunnen valideren of het wel een echt PDF/A document is en de huidige Readers zijn in staat om te laten zien of het geopende document een PDF/A document is. Het overgaan op PDF/A als standaard in plaats van TIFF is aan te raden. Al moet wel eerst het nodige huiswerk als voorbereiding worden gedaan.
OnDemand – Monday 30th, March
The first day of AIIM/OnDemand. Usually not a very busy day because the showfloor is not open yet, and the conference hasn’t actually started yet. There are just a few special events and sessions around a specific topic. While the OnDemand sessions only started in the afternoon I could enjoy the morning in being a tourist in Philadelphia. So visited the Independence Hall and the Independence Bell. Could get a feeling of the days in the 18th century when the Independence was declared by the 13 states from the United Kingdom. A lot of excitement and news facts where shared.
Up to the afternoon, time for business. The saying that AIIM and OnDemand have lost there glory from the early to mid 90’s doesn’t need to be repeated. But the buzz of news, announcements, show, gadgets and new information was not there yet. I’m counting on tomorrow to see some crowds coming in.
The press-announcements coming in over the last weeks might also be an indcation that there isn’t maybe much news to share. Some product upgrades, enhancements, new features, but no big news. Especially not from the big names. Most of the press announcements where from smaller companies. I keep you posted on the new things tomorrow.
Today in the session an update was shared around color devices. An interresting session about the crowded place of production devices. The established names are loosing market share against newcomers like Ricoh, RISO, Konica Minolta, Canon and alike. The observation made was that most of the devices are not really direct competitors. More or less each of the devices, either an iGen4, a Pro C900, a Xeikon or a Kodak Versamark, they all have there specifics. In speed, quality, features, paper handling, duty cycle, click charge, costs, etc. The thing which was missing in the end is the tool to select the right printer or printers for a specific environment. A government institute needs probably a different machine then a Grahics Arts printer or a utility company. It gave me a great idea. I have created several of these spreadsheets for document composition software and for production workflow software, so why not for the production printers. For the office environment there are already several test and coparison sites. let me know what you think if such would be usefull. A sheet where you will answer several questions and as a result get a shortlist of devices which fit best to your requirements.
Till tomorrow for day two of OnDemand.
Oscar Dubbeldam
Virtualisatie op één document
De combinatie van “virtualisatie” zoals bekend binnen de IT industrie en documenten ligt niet voor de hand. Virtualisatie binnen IT is het gebruiken van de beschikbare resources (opslagmedia, CPU, connecties) door meerdere toepassingen. De toepassing is dan een operating systeem. Zo kunnen er meerdere en eventueel verschillende operating systemen gebruik maken van één computer. De parallel met een document is dan dat er meerdere resources (schrijvers) gebruik maken van één document.
Op zich wellicht nog moeilijk voor te stellen. De essentie ligt op het punt van dat meerdere schrijvers, auteurs of afdelingen gebruik kunnen maken van dat ene document om hun boodschap over te brengen op de ontvanger. Zoals bij de computer virtualisatie is het van essentieel belang dat er een stabiele en betrouwbare toepassing is die de controle houdt over het geheel en de verschillende operating systemen uit elkaar houdt. Zo ook bij het document, iemand of iets moet de regie houden over de verschillende delen van het document, maar ook zorgen dat iedereen zich houdt aan regels en zorgen voor de beveiliging.
De virtualisatie van één document blijkt helaas nog niet zo eenvoudig als met de huidige IT mogelijkheden. Meestal is er één eigenaar die de inhoud aanlevert voor het document en deze dan laat corrigeren via een workflow door zijn collega’s. Samengestelde documenten gaan al een stapje verder in de virtualisatie, maar in principe is er nog steeds een eigenaar die vanuit verschillende bronnen tekstdelen selecteert en samenvoegt tot één document. De echte virtualisatie van een document begint op het moment dat daadwerkelijk meerdere auteurs, elk onder hun eigen verantwoording, delen van het document mogen gebruiken.
De eerste stap naar virtualisatie van een document is het opdelen van een document in zones of gebieden. Nadat de zones of gebieden zijn bepaald wordt de bestemming wat betreft inhoud en de eigenaar bepaald. De eigenaar kan nu binnen de grenzen van de zone de inhoud toevoegen. Zoals in het voorbeeld wordt aangeduid met de blauwe, groene en grijze blokken. Het opstellen van een dergelijke opmaak is voor veel organisaties nog een struikelblok. Met name de visualisatie (dus niet de virtualisatie!) voor marketing of het PR bureau is soms dermate moeilijk dat weer snel wordt teruggevallen op een statisch, volledig opgemaakt document. Wanneer de stap genomen is naar de virtualisatie van een document kan dit vele voordelen met zich meebrengen.
· Elke afdeling, marketing, verkoop, Legal, is verantwoordelijk voor zijn eigen deel van het document.
· Het document kan in fases worden samengesteld. Variabele tekst gedeeltes kunnen op het laatste moment worden toegevoegd op basis van de laatste ontwikkelingen in de markt of concurrentiepositie.
Het proces waarin dergelijke virtualisatie documenten worden opgesteld is niet te onderschatten. Wanneer er meerdere eigenaren aan één document werken is het noodzakelijk strakke richtlijnen en processen op te stellen voordat een dergelijk document daadwerkelijk verstuurd wordt. Zoals bij de virtualisatie van een computer systeem is het noodzakelijk dat de beschikbare resources worden beveiligd tegen ongeoorloofd gebruik. In het voorbeeld kan de inhoud voor het variabele tekst blok rechtsonder niet groter worden. Indien er meer tekst wordt aangeleverd zal er besloten moeten worden wat te doen. De aanvraag voor plaatsing niet toestaan, of met de “hoofdeigenaar” overleggen of er verschuiving van resources kan plaatsvinden.
Wanneer dergelijke documentopmaken zijn ingevoerd, de eigenaren van de deelgebieden bekend zijn met de regels en processen, kunnen zonder al te veel problemen meerdere resources gebruik maken van één document. In basis is dit het principe dat nodig is voor het correct implementeren van Direct mailings, Transactional Promotional documenten en Cross-selling technieken.
Belangrijk om ook te onderkennen is dat virtualisatie van documenten niet hetzelfde is als het opmaken van een Variable Data document. De variabele data documenten zoals polissen, investeringsoverzichten en transactiedocument hebben ook een opzet met zones of gebieden, maar worden niet opgemaakt door meerdere eigenaren. Dit essentiële verschil wordt vaak vergeten bij het implementeren van de gewenste toepassing. De programmatuur die geschikt is voor het opstellen van variabele data documenten is niet altijd bruikbaar in een virtualisatie omgeving en omgekeerd geld hetzelfde. Het advies dat daar uiteraard bij hoort is dat u bij uzelf na moet gaan wat het gebruik zal zijn en of virtualisatie gewenst is. Is dat laatste het geval dan moet de programmatuur minimaal voldoen aan de volgende voorwaarden;
· Meerdere eigenaren kunnen onafhankelijk van elkaar op één document werken.
· De resources (fonts, images, foto’s) zijn centraal beschikbaar.
· Er kunnen processen worden ingericht die voor goedkeuring zorg dragen op de onderdelen van het document.
· Er zijn regels waaronder de resources en delen van het document op een andere manier kunnen worden gebruikt.
Ook de virtualisatie van een document is dus mogelijk. Zelfs vergelijkbaar met de virtualisatie van computer systemen. De grootste overeenkomst is dat er aan beide kanten goed moet worden nagedacht over de implementatie.
TransPromo – fact or fiction
TransPromo or Transactional statements with promotional messages has been the talk of the town for the last two years. Most of the global congresses like OnDemand, Xplor and Drupa have (or had) TransPromo as one of the key topics and developments. In talking to many vendors, organizations and consultants in Europe however, the whole topic of TransPromo was seen as not realistic and just pushed by the (American) print vendors and some market analyst organizations. Time for a better review and analysis. Is TransPromo a fact which we all should look at or just a fiction to sell digital color printing equipment.
TransPromo gets main attention at the congresses last year and this year. It is seen as one of the key drivers of revenue for the digital printing industry. The reason for this attention is based on the consumer. Investigations showed that the consumer always opens and reads an invoice or statement and usually ignores the direct mail pieces. Given this fact, the usually boring invoice or statement is transferred to a marketing message. The statement information is redesigned and the front page is changed from a dull black and white page full of text and numbers (transactions) to a colorful page with some transactional information, but mostly filled with additional information. When looking at most of the samples for TransPromo the additional messages are discount coupons for the local grocery, cross-selling advertisements and nice pictures which should resemble our family characteristics.
What is the hype around TransPromo in the last years? When being realistic TransPromo is nothing new. It’s already there for probably the last 15 years. With the development of the Variable Data Printing software, everyone could develop documents with variable data elements. The variable data elements could change from the title heading to adding of information from other applications or databases. TransPromo is not a new invention; it’s already used for the last fifteen years. The new hype and attention comes mainly from the digital printing world, software vendors and some economic developments. The economic developments are used to promote the TransPromo usability.
· The customers of even large organizations want or need to be addressed personally.
· Marketing budgets are shrinking, so the marketing campaign needs to be more effective.
· The CRM systems have been deployed, but are not bringing the ROI as intended.
· Consumers are bombarded with over 3000 marketing messages each day.
· The call centre is overloaded with calls to explain the documents and correct errors or misunderstandings.
All valid reasons, but enough to make the switch from the current straight invoices and statements, to a redesigned document with promotional messages. One of the key elements in the discussion is missing. What does the recipient want? Is he or she really more interested in receiving an invoice with cross-selling messages, or a statement with a discount coupon for the airline we once flown with.
A quick poll has been done to check how recipients want to receive their monthly invoices and statements. The quick poll, just the one question, was sent out to 2.500 LinkedIn users. The number of respondents was 220. The honesty needs to say that the targeted group is all LinkedIn users. This means they are probably experienced PC users and spend more time than average on the PC. The results however are still shocking and easily leads to the question; “Why do we focus so much on TransPromo – there is hardly a market need”.
On the question: “How would you like to receive your monthly invoices?” five possible answers were given. (The five is a limitation of the LinkedIn poll mechanism)
· On Paper
· By e-mail as attachment
· Internet electronic archive
· Bank portal
· Within my customer portal
No further explanation was given or could be given due to the structure of the LinkedIn poll
The overall result was that only 22 percent of the respondents wanted to receive their monthly invoices and statements on paper. The rest have chosen any form of electronic delivery. By e-mail as attachment was with 35 percent the highest. Then 18 percent choose to go to the Internet and retrieve the invoice from an electronic archive. Big question is how many of the 22 percent wants to receive also a TransPromo statement? An alternative is maybe the electronic TransPromo. The traditional paper document is transformed to a HTML page with graphics and cross-selling hyperlinks. Touches nicely on another hype: “Going Green”.
Segmenting the results by job function of the respondents gave some interesting indications of TransPromo – fact or fiction. The respondents working in the marketing sector choose with a 40 percent for paper and 60 percent for the e-mail attachment. So at least the marketing employees want to receive their own invention. The employees working in ‘product’ manufacturing doesn’t want to receive a paper invoice anymore. The Internet archive portal scores high with Business Development and IT employees. Within the IT group it’s also remarkable that portals, either the own customer portal or bank portal, each score a 25 percent and the retrieval from a electronic archive scores zero percent.
Is there a difference with respect to female or male respondents? The response shows hardly any differences. For each of the categories there are marginal differences. The female side is slightly higher in receiving invoices and statements on paper. The Internet electronic archive is slightly higher at the male side.
The last segmentation is by age. The highlights here are the group of 18 till 24 which chooses only for the portal environments. Don’t send me anything, I’ll retrieve it at the moment I need it. The other side is the group of 55 and older. Here 50 percent chooses for receiving a paper invoice. When looking closely at the results per age group, it might resemble the developments in the IT industry and Internet adoption. The middle aged groups are grown up with e-mail but less with portals.
The conclusion could be that TransPromo via paper will be beneficial if the recipient is;
· Above 55 years of age
· Works in the marketing industry
· Is either male or female.
TransPromo – fact or fiction? I would choose the fiction option. The focus is not on the design of the paper invoice anymore. The demand is for electronic delivery. Within the electronic delivery there is room for marketing. This can be done very easily. When looking at most of the current document composition vendors they don’t care if the output is printed or send by e-mail. The formatting can be done in either PostScript or HTML. TransPromo should not be focused on the paper invoice and arguments of spending more reading time on a colorful and personalized letter. Some of the statements from the respondents also give this indication.
“My first choice would have been by e-mail but then for privacy reasons it had to be encrypted. Above all I prefer a push mechanism (like paper and e-mail). I don’t know how Internet Electronic archive works. I surely don’t want to go to all different customer portals to check for and handle invoices. So that is why I ended up with bank portal, but would like to receive an e-mail from the company issued the invoice that one has been posted at my (which) bank portal.” - Project architect
“By having all of your invoices available in an e-banking portal, you could choose to link customers to a bank account and have one single view on all invoices. Beside this, invoices are then as close as possible to the payment application. With an email notification, I would be a happy e-customer.” - Business Consultant and Project manager.
“I prefer an email with an invoice attachment and a link to a customer portal where I can reference reports and custom analytics” – CEO
“Call it traditional, but I know I will see it if it comes to me on paper. 100% delivery. Electronic is less that 100% for me” – CEO
“My answer is really that I won’t bother, but you didn’t give me the option… I really want paper and an email link to a portal that is easy to use and provides all info I need in one place with as few clicks as possible.” – Consultant
Have a great time during the upcoming congresses and seminars, but remain critical about the “facts” of TransPromo.
Oscar Dubbeldam
Partner at Strategy Partners
How would you like to receive your monthly invoices?
Respond through the poll via the URL; http://polls.linkedin.com/p/18565/vwwyh
Zijn er nog trends in Document Compositie?
Document compositie is al vele jaren een bekend fenomeen. Al meer dan twintig jaar is er programmatuur beschikbaar dat “ruwe” data omzet naar een keurig opgemaakt document. De “ruwe” data is afkomstig van een mainframe applicatie dat soms nog vele jaren ouder is dan de documentcompositie programmatuur. In meer recentere vorm is de “ruwe” data afkomstig van een database of van een bedrijfsapplicatie zoals ingezet voor Enterprise Resource Planning of klanten relatiebeheer. De documentcompositie programmatuur is al zover ontwikkeld dat er de meest mooie, kleurrijke en vooral ook gepersonifieerde documenten mee kunnen worden gemaakt. Zijn er dan nog wel ontwikkelingen in deze markt waarvoor we als organisatie warm kunnen lopen en een nieuwe investering doen?
Het antwoord op deze vraag is niet eenduidig te geven. Enerzijds zijn er een aantal belangrijke trends die zeker de aandacht vragen. Anderzijds is document compositie nog steeds de document compositie van 20 jaar geleden. Uiteraard zijn is er technische vooruitgang geboekt. De mogelijkheden om een document op te maken zijn uitgebreid. De snelheid waarmee documenten kunnen worden opgemaakt is verbeterd. E’n van de belangrijkste ontwikkelingen binnen Document Compositie is waarschijnlijk de Graphical User Interface. Tegenwoordig kan via een “What You See Is What You Get” (WYSIWIG) methode de document opmaak worden ontworpen of kan dit met bestaande applicaties zoals Microsoft Word of Adobe InDesign worden bereikt. Dit zijn echter geen technologische vernieuwingen die de organisatie helpen in het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Dus zeker niet de trends waar we als organisatie warm voor lopen. Jammer genoeg blijven veel document compositie leveranciers hier wel steken. Ze blijven de functionele en technische mogelijkheden van hun document compositie programmatuur promoten in de vorm van. Hoeveel invoerformaten kunnen worden verwerkt. Hoeveel uitvoerformaten kunnen worden aangeleverd. De snelheid waarmee documenten kunnen worden aangemaakt of de integratiemogelijkheden met andere bedrijfstoepassingen zoals SAP.
De ontwikkelingen waar menig organisatie op zit te wachten liggen niet zozeer op het technische vlak van de documentcompositie server, maar op het vlak van bedrijfsprocessen zoals;
· De medewerker van het call center die een brief moet sturen als reactie op een telefonisch verzoek.
· De klant die via de website van de organisatie een offerte aanvraagt voor een nieuwe polis.
· Een marketing campagne die automatische reageert op reacties (of juist het uitblijven daarvan) via verschillende mediakanalen.
De trends in documentcompositie moeten dan ook niet gezocht worden in nog meer “features en functions” van het core product, maar in de ondersteunende functies die de communicatie vanuit een bedrijfsgedachte regelen. De trends in documentcompositie die dergelijke ontwikkelingen ondersteunen zijn onder andere;
· De mogelijkheid om interactief brieven op te stellen. De kern zit hem in het woord interactief. Het betreft dus een interactie tussen een applicatie en een medewerker. Dit is niet hetzelfde als een Microsoft Woord omgeving met Macro’s. Maar het betreft hier een omgeving waarin de medewerker via invulformulieren gegevens kan invullen, keuzes kan maken en binnen strikte grenzen tekst kan toevoegen of wijzigen.
· Documenten worden meer en meer verstuurd via diverse mediakanalen. De tijd waarin de facturen van de telecomaanbieders of de bankoverzichten wekeleiojks via papier werden verzonden ligt al ver achter ons. Vanuit de bron, wellicht die twintig jaar oude Cobol applicatie, moeten de facturen nu afhankelijk van de wensen van de ontvanger verstuurd worden via e-mail, worden opgeslagen in het elektronisch archief, worden aangekondigd via een SMS en uiteraard ook nog steeds via papier.
· Optimalisatie van de te verzenden documenten wordt steeds belangrijker. Optimalisatie om kosten te besparen of om de klantentevredenheid te waarborgen. Nog steeds zijn er legio voorbeelden van organisatie die aan de binnenkant van de envelop hebben staan dat ze zich verexcuseren indien er op één dag meerdere enveloppen verstuurd worden, maar dat dit onmogelijk is op te lossen.
· Documentopmaak, de bedrijfsregels en het verwerken van de “ruwe” data moet meer en meer plaatsvinden door de gebruikers op de afdeling. De tijd dat IT vele uren kwijt was om een nieuwe documentstroom toe te voegen is achterhaald.
· De interactie met bedrijfsapplicaties of Internet of Intranet is een belangrijke trend. Een bedrijfsapplicatie kan een XML bestand aanleveren als initiatie voor het produceren van één of meerdere applicaties. Via Internet wordt meer en meer gecommuniceerd. Het afhandelen van webservices of SOAP calls is dan ook essentieel.
· Documenten kunnen tegenwoordig in vele vormen bestaan. Naast het bekende papier zijn er e-mail, HTML pagina, PDF bestand, SMS bericht, XML bestand, en de Persoonlijke URL.
Het zoeken van de leverancier die aan één of meerder van deze trends of verwachtingen kan voldoen is niet altijd een gemakkelijke opgaaf. De techniek neemt vaak de overhand in het onder de aandacht brengen van wat de leverancier heeft bedacht. Een aantal opmerkelijke ontwikkelingen die de verschillende documentcompositie leveranciers het afgelopen jaar op de markt hebben gebracht zijn onder andere;
· Pitney Bowes Group 1 software heeft een e-Messaging component uitgebracht. Met deze component kan een beveiligde tweeweg e-mail en SMS communicatie worden opgezet. Inkomende SMS en e-mails worden wat betreft inhoud geïnterpreteerd en er wordt actie genomen.
· ISIS Papyrus heeft twee technologieën. Papyrus Eye is configureerbare GUI die via de browser kan worden gebruikt. De configuratie bestaat eruit dat diverse functies die als een object in de database zijn opgeslagen kunnen worden gebruikt om specifieke functionaliteit voor de gebruiker samen te stellen. Dus niet meer programmeren in HTML, Java of Visual Basic. De andere noviteit betreft de zogenaamde User Trained Agent. Hiermee kunnen bedrijfsprocessen via on-the-job training worden vastgelegd en als er een herkenbaar patroon gaat optreden, voortaan automatisch worden gedaan.
· EMC Document Sciences heeft met zijn nieuwe product xPression 3 een viertal documentopmaak mogelijkheden. Het documentontwerp kan worden gedaan middels Microsoft Word, Adobe InDesign, DreamWeaver of via de eigen applicatie xDesign. Zo kunnen eenvoudig alle typen documenten, tekst, grafisch, of web door (eind)-gebruikers worden samengesteld.
· XLPrint heeft een document compositie toepassing die via het Internet kan worden gedownload. Deze versie is bedoeld als standalone op één PC. Met deze versie kunnen echter allerlei typen variabele data document worden gemaakt. En dat voor enkele honderden Euro’s. Goedkoper, sneller en beter dan een mail merge in Microsoft Word.
· Pallas Athena met Modus en AIA met het ITP platform kunnen hun applicaties voor interactieve bedrijfscorrespondentie nu naadloos integreren met applicaties als SharePoint of SAP. Vanuit het bedrijfsproces wordt het nu mogelijk om een document template te starten en deze te verwerken en te distribueren via de normale productieprocessen.
Zo zijn er nog vele fraaie innovatieve oplossingen te vermelden. Essentieel is dat de document compositie leverancier zich langzaam aan het ontworstelen is van de traditionele variabele data print stroom leverancier tot een documentcommunicatie specialist. Met de nieuwe producten zijn er vele voordelen te behalen op het gebied van gecentraliseerde documentcommunicatie stromen.
Oscar
Innovation In Document Communication
BELOW YOU WILL FIND THE SUMMARY OF THE FULL REPORT. IF YOU’RE INTERRESTED IN READING THE FULL REPORT SEND AN E_MAIL TO: Info@DocsTalk.nl
Innovation in document communication is a subject that may result in various interpretations. The official description of innovation in document communication is: “the exchange of written and printed evidence in an innovative manner”. There are several ways to explain or interpret innovation. One person might think innovation can be found in the process, the other believes that innovation is all about using the latest communication techniques such as internet, blogs and wikis.
Innovation in document communication is a much-discussed subject. Organizations are targeted from different angles with the possibilities. Printer suppliers are very active in promoting colour printing. The document composition software suppliers want you to explore the potential of personalising documents. With respect to the internet possibilities such as personal web pages, web analysis, web shops, customer portals, etc., will be brought to your notice. It is not an easy job for an organization to make the right choice. Which method will yield the best output and how do I implement it in my organization?
Document communication is still primarily a paper business. Electronic channels such as e-mail, fax or internet are booming but as recipient we still prefer paper to communicate with each other (in a B2B or B2C situation).
In a B2B or B2C environment document communication is mostly supported by document generation applications. The business process will at some point trigger the generation of documents, such as invoices, bank statements, policy conditions, mortgage quotations and share overviews. Some twenty years ago the first applications to convert business process details to documents that could be printed were marketed. The documents were designed in a structure that was readable by the recipient and met the corporate image. In the course of the years these applications have been further developed with functionality so that it became possible to design heavily personalized documents and to distribute them to printer, fax, e-mail, website, etc.
There are different ways to execute innovation in document communication within the various industries. The insurance sector is one of the leading industries. Document oriented processes are constantly being innovated. The possibilities of electronic distribution, a personal touch, process optimization and structured interactive communication are being used to the fullest. Another appealing sector is the graphic arts industry. The innovative examples of document communication are countless. They mostly are niche applications but very successful in execution and results. The photo album that can be designed at home and then printed stirs the imagination most. Entirely your own layout, with your texts, background and neatly bound as well.
The social trends that influence document communication are:
□ Thinking green. Conscious use of the resources, so preferably less or no paper.
□ Globalization and internet influence the product marketing promotion. Promotion must now take place via a diversity of media channels for which the messages have been geared to one another. When one advertisement in a national newspaper used to suffice in order to reach an audience of millions we now find it necessary to publish the advertisement in several media to achieve the same goal.
□ Costs and contracting. Making major investments is a rarity. Especially when it concerns non-critical business processes. Contracting and flexible pricing are also items that must be supported by the document communication suppliers.
□ More and more document communication is regarded as a strategic means to support yielding trading results. The suppliers must be able to provide sufficient advice while formulating a document communication strategy.
The innovations in document communication that on the one hand support the trends and on the other contribute directly to the business results are:
□ Personified communication. Instead of a general low-response mailing to a large audience, a tailored mailing that addresses people personally and yields a higher response to a selected audience.
□ Integrated Marketing Campaigns. A marketing campaign that uses the available technologies to the fullest. First an e-mail to trigger the initial response. Then the respondents receive the more expensive paper quotation. The ones that do not respond will be approached by the contact centre.
□ Promotional Transaction overviews. There is a great deal of documentation about changes in transaction documents such as the credit card statement or the mobile phone invoice. Transaction overviews must be used to fully employ marketing. Based on the profile and transactions marketing messages will be added. Reality shows that transaction overviews are not yet being used as such. There is an interest however, but the consensus between the several parties concerned to make the first move is lacking.
□ Structured ad hoc communication. Many organizations send out enormous heaps of correspondence; mostly designed with the help of the word processing application, whether or not supported by templates and macros. Creating this type of correspondence by means of a structured process has many advantages with regard to corporate image, compliancy, authorisation processes and management. Direction of change takes place by the department and not by IT.
Several document composition applications are available to create such pioneering document communication utilizations. Selecting the right application depends on a number of factors, such as the type of business process, the demands and wishes in the field of layout, distribution and technique. The document composition application is no stand alone. Links with the CRM, ERP and CMS systems and the legacy applications are necessary for an innovative approach. There is also common ground with the marketing agency, the corporate image guidelines, the printing centre, IT, records management and the company goals.
Integration with document management architecture has been booming since last year. The document management integration takes place in two areas. On the one hand document management environment is being used for input. Text elements are controlled within the EDMS environment and used for document compilation. On the other hand the documents that originate from the document composition application are being filed directly in the EDMS application. That way the electronic customer file is instantly updated.
The final selection process for the technique that is to be used does not just comprise software. Hardware is a complicated matter as well. For an optimal and efficient distribution process you also need the right choice of printing equipment, finish equipment and process control. For software there are also several criterions. What is the type of document that needs processing, what about integration, where does the data come from and where should it be transported to? Final question is whether to set up the organization within the company or outsource to an external provider or a commercial printer.
Innovation in document communication from the supplier’s side is always a simple process. The technique is available, the examples show that innovation pays off and the implementation should be fairly easy. Innovation on the user’s end (organizations) occasionally poses some problems. Interviews with the organizations and a survey summarize the current state of affairs concerning innovation in organizations. The results of the interviews and survey are amongst others:
□ To 53% of the respondents direct sales and documents such as quotations are the most important communication channels in acquiring new clients.
□ 74% has a marketing strategy; a mere 21% also has a document communication strategy.
□ 84% has a CRM application, 32% uses a document composition application for personal communication, and another 32% also indicates that the available client information is sufficient for personal communication.
□ To over 50% paper communication is important to vital in achieving company goals.
□ Innovation is mostly related to new techniques, electronic delivery of documents and personified documents.
As a reference for innovative document communication implementations there are practice reports from the following organizations:
□ ABN-AMRO – Wholesale Credit
□ Achmea – Media output
□ CZ – Actief in Gezondheid (Active in Health)
□ Klomp Grafische Communicatie (Graphic Communication)
□ Postbank Insurance
□ Van Lanschot bankers
For support when selecting a shortlist of document composition suppliers, profiles of the suppliers mentioned below have been included:
□ AIA Software
□ EMC Document Sciences
□ Exstream
□ GMC Software
□ Inventive Designers
□ ISIS Papyrus
□ Objectif Lune – PrintShop Mail
□ Pallas Athena – Modus
□ Pitney Bowes Business Insight – Doc.1
□ PrintSoft – PReS
□ Sefas Innovation
□ StreamServe
□ XLPrint
The selection will be supported with several (Excel based) matrices which will indicate which suppliers (two till four) best suit the type of business process or innovation.
