PDF/A is zich langzaam maar zeker aan het manifesteren als de standaard voor het archiveren van documenten die langere tijd bewaard moeten worden. Hoe lang, lang is, staat daarbij nog open. Afhankelijk van de toepassing kan de tijd variëren tussen een maand of zolang Noord-Amerika een republiek is. Het is nog langzaam omdat PDF/A als standaard nog vrij nieuw is. Pas in het najaar van 2005 is PDF/A als officiële ISO standaard (ISO19005-1:2005) geannonceerd. In de korte tijd van zijn bestaan heeft het echter al een gerespecteerd aantal gebruikers gekregen. Is PDF/A daarmee de (toekomstige) standaard wat betreft document archivering en voor de document productieprocessen?

PDF/A is een afgeleide van de wijdverbreide PDF opmaak voor documenten. PDF staat voor “Portable Document Format” en is een ontwikkeling geweest van Adobe. In 1993 zag versie 1.0 het levenslicht. Adobe PDF versie 1.0 is gebaseerd op de PostScript taal, die veel gebruikt wordt voor het afdrukken van documenten op de lokale laserprinter.

Iedereen heeft tegenwoordig wel een (gratis) PDF Reader op zijn PC of MAC geïnstalleerd. Wat betreft de Reader van Adobe is dat versie 9. De Adobe Acrobat suite bevindt zich in versie 8. De huidige PDF standaard is nu in release 1.7. In de loop der jaren is er dus meer en meer functionaliteit toegevoegd aan de PDF standaard om te voldoen aan de technologische ontwikkelingen. Zo is er nu functionaliteit voor elektronische formulieren, video en flash, Unicode ondersteuning, het toevoegen van “tags” en de beveiliging en autorisatie opties zijn verbeterd. Een document opgemaakt in PDF versie 1.7 kan uiteraard niet gelezen worden met een Adobe Reader van vele jaren geleden. Zo geldt ook dat een PDF document opgemaakt in versie 1.0 niet altijd meer geopend kan worden met de Reader versie 9. Allemaal zaken die binnen archivering voor langere tijd niet wenselijk zijn.

PDF/A en PDF zijn dan ook niet exact hetzelfde. PDF/A is een subset van de PDF standaard, speciaal ontwikkeld en gericht op het bewaren en toegankelijk houden, van een document dat over een langere periode bewaard moet worden. Ter promotie van de PDF/A standaard, dit jaar in Berlijn de 3^e internationale PDF/A conferentie. Een conferentie met als doel de laatste stand van de ontwikkelingen, mogelijkheden en toepassingen te zien en te bespreken. De organisatie is in handen van het PDF/A Competence Center. Het PDF/A Competence Center is de organisatie die de PDF/A standaard verder ontwikkeld en promoot. Met meer dan 100 organisaties die op dit moment lid zijn al een gerespecteerde organisatie. Dat was ook te zien in het aantal deelnemers aan de conferentie, meer dan 200 internationale bezoekers, en het hoge aantal eindgebruikers daaronder.

Enkele belangrijke feiten wat betreft PDF en PDF/A.

• PDF is op dit moment een open “standaard”. Het is niet meer exclusief verbonden aan Adobe. De specificaties zijn voor iedereen beschikbaar en hebben geen licentiestructuur meer.
• TIFF is geen open standaard die wordt beheerd door de ISO organisatie. TIFF kan worden veranderd door de software. Bijvoorbeeld annotaties kunnen door een bepaald software pakket worden aangebracht die daarna door een andere TIFF applicatie niet meer zijn te lezen of te gebruiken.
• De PDF specificaties worden door een onafhankelijke organisatie beheerd en verder ontwikkeld.
• PDF/A is een afgeleide (subset) van PDF versie 1.4. Dus niet alle mogelijkheden die in de latere PDF versies zijn toegevoegd kunnen worden geconverteerd naar PDF/A.
• PDF/A kent twee niveaus van “compliance”;
  • PDF/A-1a is het hoogste niveau. Het is niet eenvoudig te bereiken, maar garandeert wel een toekomstige representeerbaarheid die exact gelijk is aan het origineel. Waarbij de structuur van het document is vastgelegd en de semantische structuur correct is. Het laatste is vooral belangrijk wanneer het document is opgedeeld in kolommen.
  • PDF/A-1b garandeert alleen de visuele representeerbaarheid. De structuur kan daarbij verloren gegaan. Wanneer de structuur van bijvoorbeeld de kolommen niet duidelijk is voor elektronische verwerking, kan dit problemen geven bij OCR herkenning, of het representeren van het document via audio-visuele hulpmiddelen.
  • PDF/A is een officiële ISO standaard. Dit waarborgt toekomstige ontwikkelingen en beschikbaarheid van de beschrijving van de standaard. Een document opgemaakt in PDF/A-1a zal dan ook altijd leesbaar blijven voor welke toekomstige release van de PDF/A standaard dan ook.
  • In Microsoft Office 2007 kan een Microsoft add-in worden geïnstalleerd die het mogelijk maakt om het document te bewaren in PDF en als optie in PDF/A formaat. (Dus geen noodzaak meer om een printer-driver te installeren!)

Is PDF/A nu de oplossing voor het voor langere tijd archiveren van elektronische documenten? Helaas is het antwoord nog niet volledig ja. Zowel op het technische vlak, maar ook op het functionele vlak zitten er nog wel wat ‘haken en ogen’ aan het gaan archiveren volgens de PDF/A standaard.

Een van de grotere struikelblokken van de PDF/A standaard is dat in elk PDF/A document alle ‘resources’ zijn opgeslagen die het weer mogelijk maken om het document exact zo weer te geven als opgemaakt. Dat betekent vooral dat de fonts in het document zelf bewaard worden. Dit lijkt in eerste instantie niet zo erg, totdat het om vele miljoenen documenten gaat. Dan gaat de teller in Terabytes opslag aardig doorlopen. Het opslaan van enkele fonts in het document kan al snel een 20KB extra opslag tot gevolg hebben. Wanneer voldaan moet worden aan de stringentere PDF/A-1a criteria betekend het zelfs dat in elk document de volledige Unicode tabellen worden meegenomen. Een andere technische beperking is het gebruik van beelden die in JPEG2000 formaat zijn bewaard. JPEG2000 wordt niet ondersteund binnen PDF versie 1.4 en daarmee ook niet binnen de daarvan afgeleide PDF/A standaard. Op functioneel gebied zijn er ook nog enkele onderwerpen die verder uitgewerkt moeten worden. De software voor het aanmaken van een PDF/A document moet uiteraard voldoen aan de standaard. Maar wie garandeert u dat de software die de conversie doet wel aan de standaard voldoet en dus een officieel PDF/A document oplevert? Een ander moeilijk punt is de PDF documenten met digitale handtekening. Na conversie van een PDF document naar PDF/A document is in principe de digitale handtekening niet meer geldig. Moet nu elk document dan maar weer digitaal ondertekend worden?

Wat nu te doen, wel of niet overgaan op PDF/A als standaard voor archivering? Het antwoord daarop is niet simpel te geven en hangt van een aantal factoren af. Wat is de oorsprong van de documenten, hoelang moeten de documenten bewaard worden, wat zijn de wettelijke bepalingen, waarvoor doen we het en wie zijn de gebruikers? PDF/A kent op dit moment al een grote groep gebruikers. Zo zijn er al vele nationale of regionale archieven overgegaan op de PDF/A standaard. Ook binnen verzekeringorganisaties is het gaan gebruiken van PDF/A als standaard aangeslagen. PDF/A als de standaard voor langere tijd archivering van bedrijfskritische documenten heeft de eerste plaats wel verworven. Alles in PDF/A archiveren is echter nog niet aan te raden. Enerzijds omdat het gewoonweg nog niet kan, anderzijds omdat het gewoonweg niet handig is. AFP printer data streams kunnen het beste nog als AFP data stream worden gearchiveerd. PDF documenten die de laatste functionaliteiten gebruiken van versie 1.7 van de PDF standaard, kunnen op dit moment nog niet geconverteerd worden naar PDF/A. Dan is het beter even te wachten op de volgende versie van de PDF/A-2 standaard die eind 2010 verwacht wordt.

PDF/A als formaat voor documenten in het productieproces is dan ook eigenlijk nog geen optie. Enerzijds klinkt het aantrekkelijk om met een echt onafhankelijk formaat de documentopmaak en productieprocessen aan te sturen, anderzijds is het formaat nog niet echt handig om in hoog-volume documenten te verwerken, af te drukken en te archiveren.

PDF/A is zondermeer de standaard voor archivering van elektronisch opgemaakte documenten en voor gescande documenten. Al vele leveranciers hebben producten ontwikkeld die de conversie kunnen doen van een origineel formaat naar PDF/A. Er zijn producten die een PDF/A document kunnen valideren of het wel een echt PDF/A document is en de huidige Readers zijn in staat om te laten zien of het geopende document een PDF/A document is. Het overgaan op PDF/A als standaard in plaats van TIFF is aan te raden. Al moet wel eerst het nodige huiswerk als voorbereiding worden gedaan.

Hybride Post verzending is sinds de laatste maanden aan een sterke promotie bezig. Enerzijds door het aantal leveranciers dat zich met een oplossing op de markt storten. Anderzijds ook door de liberalisering van de lokale postmarkten en het niet meer kunnen versturen van e-mail marketing door allerlei wetgeving. Is het dan nu het juiste moment om met een hybride postverzending toepassing op de markt te komen of blijft het een toepassing voor een nichemarkt? Wat zijn eigenlijk de voordelen van een dergelijke toepassing voor de consument of bedrijven? Vragen waar dit artikel nader op ingaat.

 Hybride Post verzending bestaat al langere tijd. Wellicht al langer dan dat de eerste hybride auto op de markt kwam. Hybride is de combinatie van twee of meer verschillende dingen, gericht op een specifieke doelstelling of resultaat. Hybride is er dan ook in vele vormen. Een voorbeeld uit de mythologie bijvoorbeeld de zeemeermin, de biologie kent vele vormen waarbij twee dieren zijn gekruist, een leuk voorbeeld hier is de ezel met zebra benen. Het meest bekend op dit moment is wel de hybride auto. Voortgedreven door elektriciteit of de verbrandingsmotor. Hybride post is dan de combinatie van elektronische verzending en fysieke aflevering. De brief wordt niet aangeboden aan de postbezorging brievenbus op de plaats van creatie, maar zo dicht mogelijk op de plaats van bestemming.

 Hybride postverzending heeft een aantal voordelen. De meest voor de hand liggende is de besparing op de portokosten. Zeker in het internationale verkeer kan dit tot aanzienlijke besparingen leiden. Een brief versturen naar Australia kost aan postzegels op dit moment een €0,95 cent. Eenzelfde brief, maar dan verstuurd via een hybride post leverancier kost €0,63 cent. En dat is dan inclusief 3 A4 pagina’s en de envelop. Toch al gauw een besparing die kan oplopen tot een €0,50 cent per brief. Hierbij is dan nog geen rekening gehouden met de tijd voor het verzendklaar maken van de brief door de afzender. De overige besparingen zitten hem dan ook in de arbeidstijd die gemoeid is met het verzendklaar maken van de brieven. Veelal wordt dit nog gedaan door het inzetten van handwerk. Vouwen, in envelop stoppen, dichtplakken, frankeren, en aanbieden aan de post. Verder zijn er nog besparing binnen het ecologische aspect. Het fysiek vervoeren van een brief over langere afstand heeft een bepaalde CO2 uitstoot tot gevolg. Een uitstoot die wordt voorkomen door elektronische verzending. Of dit laatste argument voor veel gebruikers echter de doorslag zal geven is twijfelachtig.

 Hybride postverzending wordt al door een groot aantal leveranciers aangeboden. Tussen de leveranciers zitten al redelijk wat verschillen in de geboden functionaliteit. Zo is de ene leverancier alleen gericht op bezorging binnen een bepaald land. Is er een leverancier die zich via specifiek bedrijfstoepassingen richt op bepaalde marktsegmenten en zijn er leveranciers die zich profileren in het consumenten marktaandeel. Wat de meeste leveranciers gemeen hebben is de wijze waarop de functionaliteit en techniek is ingericht. De gebruiker download een printer driver en installeert deze op zijn PC. Een document dat gemaakt is via een toepassing kan dan via de printer driver worden afgedrukt. De printer driver is dan de applicatie die het document ontvangt, het adres bepaalt en zorgt voor aflevering bij de hybride post leverancier. Die zorgt dat het document doorgestuurd wordt naar een lokale printer, de brief wordt afgedrukt en aangeboden aan de lokale postbezorging.

 Een aantal trends in de documentcommunicatie hebben ook hun invloed op de hybride postverzending.

• Uitbesteden. Het uitbesteden (of outsourcing) van print en mail activiteiten is lange tijd een trend geweest bij grotere en kleine ondernemingen. Veel organisaties komen er door schade en schande achter dat het totaal uitbesteden wellicht wat kostenbesparingen oplevert, maar de organisatie ook sterk beperkt in zijn innovatie wat betreft vormen van document communicatie. Hybride post biedt een goede tussenweg. Alleen de document productie en verzending wordt uitbesteed. De creatie en keuze voor de productievorm blijft bij de organisatie.
• Personalisatie. Documenten opmaken waarbij de inhoud is afgestemd op de eigenschappen van de ontvanger maken steeds meer opgang. Het creëren van dergelijke documenten is voor de ene organisatie al dagelijkse routine terwijl het voor de ander nog veel te ingewikkeld is. Ook hier kan een hybride post toepassing van pas komen. Door het kunnen samenstellen van sjablonen, een adressenlijst en de criteria van de variabele gegevens, maakt het mogelijk om redelijk simpel gepersonifieerde documenten samen te stellen.
• Going Green. Het milieu aspect speelt voor meer en meer organisaties een belangrijke rol in de profilering naar de markt. De organisatie heeft nu de mogelijkheid via hybride postverzending daar ook daadwerkelijk iets mee te doen.

 Uiteraard zijn er ook nadelen aan de hybride postverzending. Veelal is er voor de nadelen wel een oplossing voorhanden, maar kost het gewoon enige tijd voor de leveranciers om deze oplossingen te implementeren.

• De echte handtekening ontbreekt. Het aantonen van rechtsgeldigheid, authenticiteit en origineel briefpapier wordt hiermee lastig.
• Het is niet mogelijk om eigen papier of enveloppen te gebruiken. Er wordt gebruik gemaakt van het papier en enveloppen van de printerleverancier. Een voorbedrukt logo is dus veelal niet mogelijk.
• De kwaliteit van het document. Indien het document zelf wordt afgedrukt is de kwaliteit te controleren. Via een hybride toepassing niet meer.

 De markt voor hybride post leveranciers kan gigantisch zijn. In Nederland worden jaarlijks nog een 10 miljard poststukken verstuurd, in Duitsland een 21 miljard en in Frankrijk een 27 miljard. Transactiedocumenten vormen een 27 percent van het zakelijk volume. (Het zakelijk volume is zo rond 85 percent van het totaal volume) Transactiedocumenten zijn vooral geschikt voor de hybride postverzending. Op wereldwijd niveau ligt er dus een gigantische potentie. Is dat ook de realiteit, op dit moment waarschijnlijk nog niet. De emoties, de nadelen van het standaard papier en envelop en het ontbreken van additionele dienstverlening maken het nu nog tot een nichemarkt. Wanneer de hybride postleveranciers zich echter verder blijven ontwikkelen en ook additionele dienstverlening gaan bieden, kan het een serieuze concurrent worden van de huidige traditionele manier van verzenden.

Lean manufacturing has been associated with the production processes in the automotive or other product manufacturing industries. Lean manufacturing has its roots in the industrial revolution. With the mass production of goods, the efficiency in which they where produced became essential. Various scientists worked on tools, methodologies and methods to support the optimization of the production process. With Henry Ford and his start of using the assembly lines the first steps where made in creating a manufacturing strategy. Lean Manufacturing became well known and famous in the 1950’s through Taichi Ohno and Shigeo Shingo. They developed the principles of the Toyota Production System. Over time the Toyota Production System emerged into the Lean Manufacturing methodology. Important elements of the Lean Mannufacturing methodology as developed for Toyota where, Just-In-Time, Stockless Production and World-Class Manufacturing. Today Lean Manufacturing is still very popupar, practised and implemented around the world in many product production plants.

Lean Manufacturing is not so widely used in the print and mail environment. The link between a product producer and a print and mail environment might not be that obvious in the first place. But think of it that each mail package produced by the print and mail unit is to be compared with the automobile from the car manufaturer or the microwave from the brown goods manufacturer. In essence a mail package also is manufactured through an assembly line. The mail package is designed, formatted, produced, printed, inserted, and sorted. There are various packages and equipment to design, create, produce, print and insert the mail piece. People are available to control the aplications and equipment. Not much different then an assembly line for cars, from a conceptual point of view.

Lean Manufacturing is targeted to reduce or eliminate the waste from the assembly line. Waste is defined as process activities that don’t add value to the final product. Waste can be defects, overproduction, transport, waiting, (temporary) storage, unessary processteps, and also not used creativity of the employees. Taking these waste elemenst it would not be difficult to identify the typical waste elements in a print and mail facility.

• After the job has been printed it has to wait for several hours before it can go through the insertion machine.
• Before each job with a different paper type the operator has to fetch the paper type from the warehouse before actually starting the job.
• The SLA requires that certain management information is gathered. This can only be done manually. Each of the steps is logged by the operator on a piece of paper which is later retyped in a Excel sheet.
• Several jobs are entering the shop floor. What’s the best planning for each of the jobs with respect to requirements, skills needed, equipment needed, etc.

Taking the principles and applying them to the print and mail facility can be very beneficial. Those facilities who have adopted the Lean Manufacturing principles and implemented the recommendations have either saved significantly on  the production costs (up to 30%) or gained in additional revenue by being able to do more with the same. It is important to understand that Lean Manufacturing itself doesn’t change the production process. It identifies the elements of waste. The implementation of the required changes creates the opportunity for cost savings and new revenues. An outcome of the Lean Manufacturing benchmark could be to implement (parts of) the Automated Document Process Management model.

The outcome of a Lean Manufacturing benchmark for the print and mail could lead to;

• Changing equipment. (Remove obsolete equipment, change two for one, add new equipment, etc)
• Optimized planning of jobs. (1 shift or 2 shifts, doing the job the next day, large jobs and small jobs)
• Educate employees with new skills to allow job rotation which makes the process more flexible
• Redesign the shop floor to avoid too many movements of paper
• Just-in-Time manufacturing by preparing stocks

As mentioned before one of the outcomes of the Lean Manufacturing benchmark could be to implement (parts of) the ADPM model. The right approach is then also to do the benchmark before thinking on implementing process automation tools. There are many tools on the market that could support the print and mail activities in becoming more efficient. The trick is only to do the right thing. A planning tool doesn’t help if the wrong equipment is available. Automated reprints is okay, but even better is to avoid the necessity to have reprints.

Applying Lean Manufacturing principles could help each Print and Mail facility to optimize its processes. Taking this approach would avoid the simple principle of cost-cutting by reducing the budget with 10 or 15 percent. This would usually lead to uncontrolled cost reductions in employees and resources. The consequences of this short term cost reduction will usually lead to a significant increase in costs in the long term due to: raise in errors, need for new equipment due to inefficient planning, etc.

Lean Manufacturing requires some expert skills to start the proces or benchmark study. Its also not a process which is done in just a week or so. It will take several months to gather all teh data and analyse the results. That makes it sometimes difficult to promote to management. But just I can tell you by experience the rewards in the end are much higher then a quick win in purchasing a new stand-alone tool which has a great GUI, impressive reports, but doesnt solve the real íssues. If you as a Print and Mail facility need to reduce cost, start with the Lean Manufacturing approach. It will probably not only save the necessary costs but will also help you in enabling new business opportunities.

The last day of  the show. Spending some time on the exhibition floor. Looking for new vendors, new products and new ideas. The search was succesful up to a certai point. Found several new vendors who also have some sales and presence in Europe. Mainly it’s the UK as beachhead.

Looking at the word of Innovation as creating something new by rearranging existing components, several innovations where there. One of the biggest new deployents is to be found in the Print On Demand and Web To Print area. The current developments go far beyond the simple ordering of 500 business cards through a web portal. The current applications which are available are complete business solutions which include the finance, workflow, creative, logistics and webshop ordering.

OnDemand and AIIM are great shows to learn about the various elements in Output Management. So if you are new in this area, I would encourage you to go next year. If you are a document professional, don’t bother. I don’t have any numbers yet on participants divided by consultants, prospects and presentors. My guess would be that most are here to network within the world of document professionals. Also this year the number of Europeans seams to have dropped dramatically.

Probably this is also lnked to the fact that there are just limited innovations over the last years. The innovations are targeted to feature and function upgrades. It’s time for a revolutionary idea. Hopefully next year with some breakthroughs in;

• Toner versus liquid ink versus solid ink
• The linkage of Input-Process-Output
• The integration of office and production
• The self learning Automated Document Factory with Lean Manufacturing and Six Sigma techniques.
• A new word for TransPromo

Looking forward to next year.

Oscar Dubbeldam

Another day of talking with vendors and understanding there ideas and vision about output management. From an american perspective it seems the vision frequently starts with, “Due to the economic recession, …”. The emphasis on the difficult times, reductions and restructuring is mostly used as an excuse and luckily sometimes also tranformed to an opportunity.

The excuse is more related to not succeeding in selling the product features and functions, the success is related in talking about business opportunities and value proposition. The need for a strategy in document based communication seems to be needed more then in the early 2000’s. Surprisingly the book about Document Strategy from Kevin Craine already dates back to 2000. But it becomes now even more vlid then ever, or I can suggest taking the new version in Document Communication Strategy I’m talking about frequently.

Having discussions today with some of the big printer vendors. Unfortunately I must say that most of them are mostly hardware vendors with some products, but no business vision. The pleasant exception still comes from Xerox. With the presentation today from Sophie Vandebroeck, (CTO of Xerox), it became clear that Xerox from an innovation and vision perspective is still miles ahead of its major competitors.

The solutions as discussed by many of the EOMS envangelists which deliver real business benefits are still difficult to create. The discussion about multi-channel communication, lean manufacturing, marketing campaign management and an enterprise document management and communication environment reamin a technology challenge. Following some discussion and presentations, they are still very technology driven and cost and labour instensive due to the system integration. The components are there, but the architect who has the knowledge about all EOMS products and knows how to integrate them remain scarce. Too many times I had the response, “That’s not my area of expertise, I only know (my small) bit” .

Surprisingly when having similar discussions with the “other” side of OnDemand, being AIIM. The answers are very different. Integrating EDMS,  with e-mail management, records management and archival is known by most. Maybe not at a detailed level, but at least the knowledge is there about functioality, integration and business value.

Output Management can mean a major difference for an organisation. Documents are for most organisation critical to important in doing the day to day business. Why are we as an industry still struggling to explain that at a strategy level to organisations.

Tomorrow the last day. Just some wrap-up and hopefully the time to give you my closing comments.

Oscar Dubbeldam

The real first day of the OnDemand and AIIM show. What will it bring, how many people will attend, are they exciting announcements? For those who have been to previous OnDemand and AIIM shows, I guess the major difference is that it’s not a show anymore. But take me correctly, that’s probably a positive sign. No more cheerleaders, loud music, gadgets, and other freebees. There are even no more busses that take you back and forth from the convention centre to the hotel.

It has become time for serious discussions about business, solutions, innovations and what the customer really wants. Unfortunately I’m not sure if that’s what was delivered today. The opening session with what’s new at OnDemand was a bit disappointing. It seems the economic recession is an easy subject to take as an excuse. Hearing some of the announcements it seems we are still years away from bringing output management to the board level. The highlights from the morning evolved around “solutions” like TransPromo, Lean Manufacturing, Photo Publishing and Multi-channel campaigns. Typical point solutions that are sold at the mid management level. The overall strategy in how document communication can help the company to achieve there business goals seems to be missing.

So not much new or exciting announcements. A couple of observations;

• It is becoming more an more competitive in the high-end production printing space. There is lots of (new) equipment to choose from.
• These new vendors however have big gear but not much clue about the business environment. Purchasing a big printer is easy, ut making it profitable isn’t. That’s where the vendors still have the usual raning order.
• New software vendors are emerging in the multi-channel marketing campaign field. Raning from pure software providers, to service providers and up to SAAS type solutions where the all the work of the campaign is done externally.
• Document composition from a design perspective is shifting from generic design application to Adobe InDesign.
• TransPromo is mentioned but it seems not as hot. Although I was very surprised that the ordinary American gets 21 printed statements delivered and spents 2 till 3 minutes reading each. I might be lucky if a get 1 printed statement per year. The rest is electronic overviews or downloadable. And for most of them I don’t read them anymore. Just checking the total if it’s within expectations. Does this clarify the difference in TransPromo between the US and Europe?
• The bridge between office and production is getting closer. More vendors are delivering solutions where business rules can be applied to support the office user in printing at the best location.

A pleasant surprise was coming from the Keynote speech from RRDonnelley. They are not a reseller of the vendor solutions. They have a mix of what the customers are asking for and what the vendors are showing us. The key here is in the word showing. As RRD we listen to the vendors, but we develop what our customers want. If that’s not available, we built it ourselves.

Tomorrow I will see some more vendors and have some discussions about features, functions, and hopefully, primarily around business value.

Till tomorrow. Oscar

The first day of AIIM/OnDemand. Usually not a very busy day because the showfloor is not open yet, and the conference hasn’t actually started yet. There are just a few special events and sessions around a specific topic. While the OnDemand sessions only started in the afternoon I could enjoy the morning in being a tourist in Philadelphia. So visited the Independence Hall and the Independence Bell. Could get a feeling of the days in the 18th century when the Independence was declared by the 13 states from the United Kingdom. A lot of excitement and news facts where shared.

Up to the afternoon, time for business. The saying that AIIM and OnDemand have lost there glory from the early to mid 90’s doesn’t need to be repeated. But the buzz of news, announcements, show, gadgets and new information was not there yet. I’m counting on tomorrow to see some crowds coming in.

The press-announcements coming in over the last weeks might also be an indcation that there isn’t maybe much news to share. Some product upgrades, enhancements, new features, but no big news. Especially not from the big names. Most of the press announcements where from smaller companies. I keep you posted on the new things tomorrow.

Today in the session an update was shared around color devices. An interresting session about the crowded place of production devices. The established names are loosing market share against newcomers like Ricoh, RISO, Konica Minolta, Canon and alike. The observation made was that most of the devices are not really direct competitors. More or less each of the devices, either an iGen4, a Pro C900, a Xeikon or a Kodak Versamark, they all have there specifics. In speed, quality, features, paper handling, duty cycle, click charge, costs, etc. The thing which was missing in the end is the tool to select the right printer or printers for a specific environment. A government institute needs probably a different machine then a Grahics Arts printer or a utility company. It gave me a great idea. I have created several of these spreadsheets for document composition software and for production workflow software, so why not for the production printers. For the office environment there are already several test and coparison sites. let me know what you think if such would be usefull. A sheet where you will answer several questions and as a result get a shortlist of devices which fit best to your requirements.

Till tomorrow for day two of OnDemand.

Oscar Dubbeldam

De combinatie van “virtualisatie” zoals bekend binnen de IT industrie en documenten ligt niet voor de hand. Virtualisatie binnen IT is het gebruiken van de beschikbare resources (opslagmedia, CPU, connecties) door meerdere toepassingen. De toepassing is dan een operating systeem. Zo kunnen er meerdere en eventueel verschillende operating systemen gebruik maken van één computer. De parallel met een document is dan dat er meerdere resources (schrijvers) gebruik maken van één document.

Op zich wellicht nog moeilijk voor te stellen. De essentie ligt op het punt van dat meerdere schrijvers, auteurs of afdelingen gebruik kunnen maken van dat ene document om hun boodschap over te brengen op de ontvanger. Zoals bij de computer virtualisatie is het van essentieel belang dat er een stabiele en betrouwbare toepassing is die de controle houdt over het geheel en de verschillende operating systemen uit elkaar houdt. Zo ook bij het document, iemand of iets moet de regie houden over de verschillende delen van het document, maar ook zorgen dat iedereen zich houdt aan regels en zorgen voor de beveiliging.

De virtualisatie van één document blijkt helaas nog niet zo eenvoudig als met de huidige IT mogelijkheden. Meestal is er één eigenaar die de inhoud aanlevert voor het document en deze dan laat corrigeren via een workflow door zijn collega’s. Samengestelde documenten gaan al een stapje verder in de virtualisatie, maar in principe is er nog steeds een eigenaar die vanuit verschillende bronnen tekstdelen selecteert en samenvoegt tot één document. De echte virtualisatie van een document begint op het moment dat daadwerkelijk meerdere auteurs, elk onder hun eigen verantwoording, delen van het document mogen gebruiken.

De eerste stap naar virtualisatie van een document is het opdelen van een document in zones of gebieden. Nadat de zones of gebieden zijn bepaald wordt de bestemming wat betreft inhoud en de eigenaar bepaald. De eigenaar kan nu binnen de grenzen van de zone de inhoud toevoegen. Zoals in het voorbeeld wordt aangeduid met de blauwe, groene en grijze blokken. Het opstellen van een dergelijke opmaak is voor veel organisaties nog een struikelblok. Met name de visualisatie (dus niet de virtualisatie!) voor marketing of het PR bureau is soms dermate moeilijk dat weer snel wordt teruggevallen op een statisch, volledig opgemaakt document. Wanneer de stap genomen is naar de virtualisatie van een document kan dit vele voordelen met zich meebrengen.

·         Elke afdeling, marketing, verkoop, Legal, is verantwoordelijk voor zijn eigen deel van het document.

·         Het document kan in fases worden samengesteld. Variabele tekst gedeeltes kunnen op het laatste moment worden toegevoegd op basis van de laatste ontwikkelingen in de markt of concurrentiepositie.

Het proces waarin dergelijke virtualisatie documenten worden opgesteld is niet te onderschatten. Wanneer er meerdere eigenaren aan één document werken is het noodzakelijk strakke richtlijnen en processen op te stellen voordat een dergelijk document daadwerkelijk verstuurd wordt. Zoals bij de virtualisatie van een computer systeem is het noodzakelijk dat de beschikbare resources worden beveiligd tegen ongeoorloofd gebruik. In het voorbeeld kan de inhoud voor het variabele tekst blok rechtsonder niet groter worden. Indien er meer tekst wordt aangeleverd zal er besloten moeten worden wat te doen. De aanvraag voor plaatsing niet toestaan, of met de “hoofdeigenaar” overleggen of er verschuiving van resources kan plaatsvinden.

Wanneer dergelijke documentopmaken zijn ingevoerd, de eigenaren van de deelgebieden bekend zijn met de regels en processen, kunnen zonder al te veel problemen meerdere resources gebruik maken van één document. In basis is dit het principe dat nodig is voor het correct implementeren van Direct mailings, Transactional Promotional documenten en Cross-selling technieken.

Belangrijk om ook te onderkennen is dat virtualisatie van documenten niet hetzelfde is als het opmaken van een Variable Data document. De variabele data documenten zoals polissen, investeringsoverzichten en transactiedocument hebben ook een opzet met zones of gebieden, maar worden niet opgemaakt door meerdere eigenaren. Dit essentiële verschil wordt vaak vergeten bij het implementeren van de gewenste toepassing. De programmatuur die geschikt is voor het opstellen van variabele data documenten is niet altijd bruikbaar in een virtualisatie omgeving en omgekeerd geld hetzelfde. Het advies dat daar uiteraard bij hoort is dat u bij uzelf na moet gaan wat het gebruik zal zijn en of virtualisatie gewenst is. Is dat laatste het geval dan moet de programmatuur minimaal voldoen aan de volgende voorwaarden;

·         Meerdere eigenaren kunnen onafhankelijk van elkaar op één document werken.

·         De resources (fonts, images, foto’s) zijn centraal beschikbaar.

·         Er kunnen processen worden ingericht die voor goedkeuring zorg dragen op de onderdelen van het document.

·         Er zijn regels waaronder de resources en delen van het document op een andere manier kunnen worden gebruikt.

Ook de virtualisatie van een document is dus mogelijk. Zelfs vergelijkbaar met de virtualisatie van computer systemen. De grootste overeenkomst is dat er aan beide kanten goed moet worden nagedacht over de implementatie.

TransPromo or Transactional statements with promotional messages has been the talk of the town for the last two years. Most of the global congresses like OnDemand, Xplor and Drupa have (or had) TransPromo as one of the key topics and developments. In talking to many vendors, organizations and consultants in Europe however, the whole topic of TransPromo was seen as not realistic and just pushed by the (American) print vendors and some market analyst organizations. Time for a better review and analysis. Is TransPromo a fact which we all should look at or just a fiction to sell digital color printing equipment.

TransPromo gets main attention at the congresses last year and this year. It is seen as one of the key drivers of revenue for the digital printing industry. The reason for this attention is based on the consumer. Investigations showed that the consumer always opens and reads an invoice or statement and usually ignores the direct mail pieces. Given this fact, the usually boring invoice or statement is transferred to a marketing message. The statement information is redesigned and the front page is changed from a dull black and white page full of text and numbers (transactions) to a colorful page with some transactional information, but mostly filled with additional information. When looking at most of the samples for TransPromo the additional messages are discount coupons for the local grocery, cross-selling advertisements and nice pictures which should resemble our family characteristics.

What is the hype around TransPromo in the last years? When being realistic TransPromo is nothing new. It’s already there for probably the last 15 years. With the development of the Variable Data Printing software, everyone could develop documents with variable data elements. The variable data elements could change from the title heading to adding of information from other applications or databases. TransPromo is not a new invention; it’s already used for the last fifteen years. The new hype and attention comes mainly from the digital printing world, software vendors and some economic developments. The economic developments are used to promote the TransPromo usability.

·         The customers of even large organizations want or need to be addressed personally.

·         Marketing budgets are shrinking, so the marketing campaign needs to be more effective.

·         The CRM systems have been deployed, but are not bringing the ROI as intended.

·         Consumers are bombarded with over 3000 marketing messages each day.

·         The call centre is overloaded with calls to explain the documents and correct errors or misunderstandings.

All valid reasons, but enough to make the switch from the current straight invoices and statements, to a redesigned document with promotional messages. One of the key elements in the discussion is missing. What does the recipient want? Is he or she really more interested in receiving an invoice with cross-selling messages, or a statement with a discount coupon for the airline we once flown with.

A quick poll has been done to check how recipients want to receive their monthly invoices and statements. The quick poll, just the one question, was sent out to 2.500 LinkedIn users. The number of respondents was 220. The honesty needs to say that the targeted group is all LinkedIn users. This means they are probably experienced PC users and spend more time than average on the PC. The results however are still shocking and easily leads to the question; “Why do we focus so much on TransPromo – there is hardly a market need”.

On the question: “How would you like to receive your monthly invoices?” five possible answers were given. (The five is a limitation of the LinkedIn poll mechanism)

·         On Paper

·         By e-mail as attachment

·         Internet electronic archive

·         Bank portal

·         Within my customer portal

No further explanation was given or could be given due to the structure of the LinkedIn poll

The overall result was that only 22 percent of the respondents wanted to receive their monthly invoices and statements on paper. The rest have chosen any form of electronic delivery. By e-mail as attachment was with 35 percent the highest. Then 18 percent choose to go to the Internet and retrieve the invoice from an electronic archive. Big question is how many of the 22 percent wants to receive also a TransPromo statement? An alternative is maybe the electronic TransPromo. The traditional paper document is transformed to a HTML page with graphics and cross-selling hyperlinks. Touches nicely on another hype: “Going Green”.

Segmenting the results by job function of the respondents gave some interesting indications of TransPromo – fact or fiction. The respondents working in the marketing sector choose with a 40 percent for paper and 60 percent for the e-mail attachment. So at least the marketing employees want to receive their own invention. The employees working in ‘product’ manufacturing doesn’t want to receive a paper invoice anymore. The Internet archive portal scores high with Business Development and IT employees. Within the IT group it’s also remarkable that portals, either the own customer portal or bank portal, each score a 25 percent and the retrieval from a electronic archive scores zero percent.

Is there a difference with respect to female or male respondents? The response shows hardly any differences. For each of the categories there are marginal differences. The female side is slightly higher in receiving invoices and statements on paper. The Internet electronic archive is slightly higher at the male side.

The last segmentation is by age. The highlights here are the group of 18 till 24 which chooses only for the portal environments. Don’t send me anything, I’ll retrieve it at the moment I need it. The other side is the group of 55 and older. Here 50 percent chooses for receiving a paper invoice. When looking closely at the results per age group, it might resemble the developments in the IT industry and Internet adoption. The middle aged groups are grown up with e-mail but less with portals.

The conclusion could be that TransPromo via paper will be beneficial if the recipient is;

·         Above 55 years of age

·         Works in the marketing industry

·         Is either male or female.

TransPromo – fact or fiction? I would choose the fiction option. The focus is not on the design of the paper invoice anymore. The demand is for electronic delivery. Within the electronic delivery there is room for marketing. This can be done very easily. When looking at most of the current document composition vendors they don’t care if the output is printed or send by e-mail. The formatting can be done in either PostScript or HTML. TransPromo should not be focused on the paper invoice and arguments of spending more reading time on a colorful and personalized letter. Some of the statements from the respondents also give this indication.

“My first choice would have been by e-mail but then for privacy reasons it had to be encrypted. Above all I prefer a push mechanism (like paper and e-mail). I don’t know how Internet Electronic archive works. I surely don’t want to go to all different customer portals to check for and handle invoices. So that is why I ended up with bank portal, but would like to receive an e-mail from the company issued the invoice that one has been posted at my (which) bank portal.” -  Project architect

“By having all of your invoices available in an e-banking portal, you could choose to link customers to a bank account and have one single view on all invoices. Beside this, invoices are then as close as possible to the payment application. With an email notification, I would be a happy e-customer.” -  Business Consultant and Project manager.

“I prefer an email with an invoice attachment and a link to a customer portal where I can reference reports and custom analytics” – CEO

“Call it traditional, but I know I will see it if it comes to me on paper. 100% delivery. Electronic is less that 100% for me” – CEO

“My answer is really that I won’t bother, but you didn’t give me the option… I really want paper and an email link to a portal that is easy to use and provides all info I need in one place with as few clicks as possible.” – Consultant

Have a great time during the upcoming congresses and seminars, but remain critical about the “facts” of TransPromo.

Oscar Dubbeldam

Partner at Strategy Partners

e-mail: Oscar.Dubbeldam@Strategy-Partners.com

blog: http://docstalkoscar.wordpress.com 

Respond through the poll via the URL; http://polls.linkedin.com/p/18565/vwwyh