BPM in de Print en Mail afdeling, nuttig of noodzakelijk?

Business Proces Management en de Print en Mail activiteiten lijken twee aparte werelden. Het toepassen van BPM in deze afdeling is een nog niet veel besproken onderwerp. BPM wordt gerelateerd aan de business processen in een organisatie. BPM krijgt zijn invoer ergens vandaan en produceert weer uitvoer. De uitvoer wordt behandeld door de activiteiten binnen de print en mail afdeling. Het toepassen van BPM in de Print en Mail afdeling lijkt dan ook een tegenstrijdigheid. Echter er verandert veel binnen de Print en Mail afdeling. Het traditionele proces van afdrukken, afwerken en verzenden wordt sterk uitgebreid. Heeft een Print en Mail afdeling baat bij het gaan gebruiken van een BPM oplossing of is het een overbodige luxe?

 

Over het begrip Business Proces Management bestaat nog veel verwarring. Afhankelijk van de achtergrond van de persoon aan wie de vraag gesteld wordt wat BPM is, zal het antwoord afhangen. Business Proces Management wordt vaak verward met het begrip “Workflow”. Hoewel ze sterk op elkaar lijken, zijn het wel degelijk andere toepassingen. Door de diverse consultants en organisaties worden er aan workflow en BPM aparte definities toegekend. Workflow is meer gericht op het rondsturen van een taak via een gecontroleerd en exact gedefinieerd proces met gelimiteerde integratie. Business Proces Management richt zich meer op het beheren van complexe processen die met meerdere applicaties integreren en afdelingsoverstijgend zijn. BPM heeft daarbij een aantal kenmerken waarmee het zich verder onderscheid van een workflow toepassing. Kenmerken zoals, zelflerend, applicatie integratie, niet transactie gericht, proces monitoring.

 

Workflow is op zich een bekend begrip in de Print en Mail omgeving. Er zijn aardig wat leveranciers die hiervoor een workflow toepassing leveren. Deze workflow toepassingen hebben een sterke nadruk op het transactie gericht verwerken van een inkomende datastroom. De datastroom is afkomstig van een applicatie en bevat de transactieoverzichten, polissen of marketing mailing die moet worden afgedrukt en verstuurd. Het betreft min of meer een sequentieel proces dat wordt doorlopen. Voor de verschillende type datastromen die binnenkomen worden aparte workflows opgesteld. De eerste stap voor het herkennen van de datastroom is gebaseerd op verschillende folders, elk met zijn specifieke betekenis, de bestandnaam (extensie) of specifieke tekst in de datastroom. Dit type workflow is (nog) geen Business Proces Management. Hoewel de workflow reeds tot een aanmerkelijk efficiëntie verbetering zal leiden, heeft het nog een aantal nadelen.

·         De inflexibiliteit van het proces.

·         Elk type datastroom (formaat, type documenten, uitvoerspecificaties) zijn eigen proces.

·         Beperkte opties voor integratie met andere toepassingen zoals ERP, rapportage toepassingen of databases.

·         Beperkte opties voor het definiëren van een proces dat buiten de afdeling gaat.

 

In een recent onderzoek door Strategy Partners is naar voren gekomen dat veel organisaties behoefte hebben om de technologisch gedreven workflow uit te breiden naar een Business Proces aansturing dat de genoemde nadelen overkomt. De meest besproken behoeftes waren.

·         Versturen van de uitvoer naar elektronische kanalen zoals e-mail en elektronisch archief. Met daaraan gekoppeld een terugkoppeling en verdere verwerking bij fouten in de distributie.

·         Integratie met toepassingen zoals Document Management voor directe archivering, activering van Document Management workflows en het ophalen van documentelementen die gebruikt worden in variabele tekst documenten.

·         Uitbreiding van het proces met derden. Enerzijds voor het kunnen uitbesteden van bepaalde activiteiten, anderzijds voor de noodzakelijke back-up en bij uitwijk.

·         Flexibele processen die adaptief omgaan met de verscheidenheid aan binnenkomende datastromen.

 

Bovenstaande functies zijn voorbehouden aan Business Proces Management toepassingen. Een kanttekening moet hierbij wel gemaakt worden. Een Business Proces Management toepassing dat geschikt is voor het beheren van bedrijfsmatige processen is niet per definitie geschikt voor implementatie binnen een Print en Mail afdeling. Een Business Proces Management toepassing voor een Print en Mail afdeling moet aan een aantal eisen voldoen wil het van nuttig tot een noodzakelijke toepassing kunnen komen. Of een BPM toepassing altijd en voor elke Print en Mail omgeving noodzakelijk is, waarschijnlijk niet. Zoals de implementatie van een BPM toepassing voor de processen in een organisatie afhankelijk is van bepaalde criteria, zo gelden deze ook voor de Print en Mail kant.

·         Integratie met een verscheidenheid aan applicaties is nodig. Zoals Data Transformatie, Document Composition, Print Management, CRM databases, ERP of SCM signalering, auditing tools en planning tools

·         Er worden een grote verscheidenheid aan verschillende bestanden verwerkt. Diverse Printer Definition Languages zoals Metacode, AFP, PCL en postscript. De afwerking is soms losbladig dan weer op een Continuous Feed printer.

·         Het proces beperkt zich niet tot het verwerken van de datastroom naar een uitvoerapparaat. De processen zijn inclusief foutafhandeling, aanmaken van een XML controlebestand, interactie met een web toepassing, etc., etc.

 

Als aan deze voorwaarden wordt voldaan kan het toepassen van een BPM toepassing in plaats van een workflow toepassing in de Print en Mail omgeving een te overwegen optie zijn. De noodzakelijkheid zit hem dan in de business case die aantoont wat de besparingen of additionele mogelijkheden (New Business) zullen zijn.

 

Het vinden van de juiste BPM toepassing voor de Print en Mail afdeling is helaas niet een eenvoudige opgave. De termen BPM, workflow, en proces automatisering worden door de leveranciers gebruikt zonder al te veel te letten op de definities. Een voorbeeld van een BPM definitie voor een Print en Mail omgeving is gegeven in het figuur.

 

Het implementeren van een BPM toepassing binnen een Print en Mail omgeving is niet een eenvoudige opgave. De expertise benodigd voor het kunnen ontwerpen, configureren en inregelen van de processen voor de Print en Mail afdeling met alle interne en externe integraties is anders dan wordt geboden door de typische print georiënteerde workflow leveranciers. Het in kaart brengen van de processen, de procesoptimalisatie en daarbij de technische kennis voor de integratie maakt het noodzakelijk om verder te kijken. Als aan de diverse voorwaarden wordt voldaan die zijn beschreven kan het toepassen van BPM ook in een Print en Mail omgeving noodzakelijk zijn. Noodzakelijk om de vereiste competitieve positie te behouden, scherp te kunnen blijven prijzen en te kunnen inspelen op de eisen en wensen uit de organisatie.