Document compositie en distributie krijgt strategische waarde

Document compositie toepassingen zijn jarenlang gezien als een noodzakelijk kwaad om de vertaling te doen van de mainframe uitvoer naar een net document op een printer. Een printer die van een ander merk was dan het mainframe, en door alle “proprietary” standaarden niet direct daaraan gekoppeld kon worden. De uitvoer van de mainframe applicatie moest geconverteerd worden naar de ‘taal’ die de printer begreep.

 

De huidige document compositie toepassingen zijn het tijdperk van gegevens conversie al lang voorbij. Met de huidige op de markt beschikbare toepassingen kunnen strategische (bedrijf) doelstellingen worden gehaald of zelfs aangescherpt. Er zijn nu vele innovatieve oplossingen te realiseren met document compositie die een toegevoegde waarde hebben met betrekking tot de bedrijfsdoelstellingen. Hiervoor is het dan wel noodzakelijk om een Document Communicatie Strategie op te stellen. De Document Communicatie strategie is een beleidsstuk dat beschrijft hoe de organisatie de beschikbare technieken kan gebruiken om zijn strategische doelstellingen te behalen met betrekking tot zijn interne en externe communicatie. Een document communicatie architectuur maakt het mogelijk om:

• sneller nieuwe producten op de markt te brengen
• klanttevredenheid en -loyaliteit te verhogen
• marketingcampagnes uit te voeren die direct reageren op reacties van de ontvanger
• bedrijfsprocessen sneller en efficiënter te maken door koppelingen met andere systemen
• alle technieken van cross-selling en up-selling te gebruiken voor verhoogde omzetresultaten.

Selectie, implementatie en operationeel gebruik van de document communicatie architectuur is van strategisch belang. De communicatie zoals geproduceerd en verstuurd draagt voor een belangrijk deel bij aan de omzet van het bedrijf. Directe verkoop mag nog zo belangrijk zijn voor de relatie en het verkrijgen van de handtekening op de (eerste) order, als het vervolg in de communicatie via facturen, overzichten, instructies, data-safety sheets enzovoorts verkeerd is zal het waarschijnlijk bij een eerste order blijven.

 

Document compositie is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering dat op hoog niveau in de organisatie moet worden besproken. Het selecteren van een toepassing op technische evaluatie criteria zou dan ook niet mogen gebeuren. Het selectieproces begint met het vertalen van de bedrijfsdoelstellingen naar een communicatie- en informatie strategie. Deze strategie bepaalt voor nu en de komende jaren waaraan de document compositie architectuur moet voldoen. Bedrijven die dit scenario hebben toegepast zijn bewezen veel flexibeler in het aanpassen van de document compositie architectuur naar aanleiding van de verandering in bedrijfsdoelstellingen.

 

Uiteraard heeft een dergelijke aanpak zijn consequenties voor de financiële investering. Een oplossing voor een technisch probleem ter vervanging van een oude toepassing is in het algemeen goedkoper dan een compleet nieuwe infrastructuur. Goedkoper wat betreft initiële aanschaf. De totaaltelling van alle oplossingen voor de technische problemen en aanverwante kosten, plus de gemiste kans in het genereren van extra omzet, is waarschijnlijk hoger. Met name de grotere organisaties komen voor op menig referentielijst. Iedere leverancier laat trots weten dat zij hun product geleverd hebben aan die bank of verzekeringsmaatschappij.

 

De investeringsberekening en wat het uiteindelijk oplevert is een complex verhaal. Bij de meeste organisaties is een investeringsberekening nog steeds gewenst. De moeilijkheid zit hem echter in het bekend zijn met alle kostenelementen en de kwantificeerbare baten. De rekening van de document compositiesoftware vormt maar een klein onderdeel van de totale kosten. De grootste kostenpost in het verzenden van een papieren document is de postzegel. De kosten voor het creëren van het document zijn opgebouwd uit elementen zoals marketing, papier, gebruikte apparatuur, medewerkers, ontwikkeling, etc. Wanneer de documenten zodanig worden veranderd dat ze van kostelement naar marketinginstrument worden omgezet, wordt het lastig om de kosten en baten transparant te houden.

  

In hoeverre zijn de resultaten die tot op heden zijn behaald door andere organisaties ook relevant voor mij? Vele organisaties en leveranciers beloven gouden bergen door het gaan gebruiken van kleur en persoonlijke boodschappen. Wees hier echter voorzichtig; wat was de toepassing, had het betrekking op Nederland of België, hoe concreet waren de resultaten? De communicatie- en informatiestrategie bepaalt de wijze waarop document compositie wordt ingezet. Niet andersom, dat de techniek bepaalt wat wordt gedaan.

 

 De eigenaar van de document communicatie strategie is niet altijd één persoon (of afdeling). Een document communicatie architectuur heeft een sterk IT gehalte. Applicaties moeten worden geïmplementeerd, geïntegreerd en operationeel worden gemaakt. Traditioneel gezien worden de documenten afgedrukt, verwerkt en verzonden. Hierdoor heeft de facility management afdeling (met repro en postkamer) van oudsher een grote zeggenschap en eigenaarschap. Vanuit de bedrijfsdoelstellingen bekeken kan een groot gedeelte van het eigenaarschap wellicht bij marketing en verkoop worden gelegd.

 

Uiteraard is het niet wenselijk om het eigenaarschap te verdelen over drie of meer personen (afdelingen). Aan de andere kant is totale zeggenschap bij één afdeling ook niet aanbevelenswaardig.

 

De aanbeveling is het eigenaarschap te beleggen bij IT. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het opstellen van de strategie volgens de richtlijnen die daarvoor intern gelden. De functionaliteit van de strategie wordt bepaald door de afdelingen marketing, verkoop en eventuele andere gebruikers. Eerst de functionaliteit bepalen en daarna de vertaling naar de techniek. Facility management heeft een validatie functie. Datgene wat functioneel gewenst is en technisch uitgevoerd kan worden, moet praktisch wel haalbaar zijn binnen het printcentrum.