Compliance in Document Communicatie
Compliance in document communicatie is op zich al een bekend begrip. Compliance – oftewel het voldoen aan een specificatie, richtlijn, standaard of wettelijke regelgeving die helder zijn gedefinieerd – is met name bekend geworden na het Enron schandaal in 2001. In de wereld van document communicatie bestond compliance al langer middels de Service Level Agreement (SLA) die zorgde voor de implementaties van de Automated Document Factory (ADF). De ADF was en is erop gericht om de document communicatie via de SLA richtlijnen, specificaties en afgesproken standaarden te laten verlopen. Gartner is reeds in 1996 begonnen met het beschrijven van het ADF concept. Met de huidige wijzigingen in techniek en compliance regelgeving is het tijd voor de ADF versie 2.0.
De compliance regelgeving heeft zich de laatste jaren sterk ontwikkeld. Amerika loopt nog steeds voorop met de diverse regelgeving waaraan bedrijven zich moeten houden. Een van de bekendere is de Sarbanes-Oxley Act van 2002. Deze Act richtte zich op de top bestuurders van de grotere organisaties en had betrekking op het financiële beleid en de persoonlijke verantwoordelijkheid. Eén van de andere bekendere compliance act is HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). HIPAA regelt. Beide Act’s hadden en hebben ook een grote implicatie voor de interne en externe document huishouding van de organisatie. De regelgeving in beide Act’s legt bepalingen op aan de organisaties wat betreft documentatie, uitwisseling, bewaartermijn, vastlegging en autorisatie.
In Europa komt veel van de compliance regelgeving via de Europese Unie. Daarnaast kennen de landen ook specifieke regelgeving. Zoals de Data Protection Act en de Freedom of Information Act 2000 in het Verenigd Koninkrijk. Belangrijk om te beseffen is dat alle compliance Act’s op de een of andere manier wel hun weerslag hebben hoe de organisatie omgaat met het produceren en distribueren van document gebaseerde communicatie.
Compliance in de Output Management omgeving heeft betrekking op twee aparte gebieden.
- Compliance in Content
- Compliance in distributie
Compliance in content betreft de inhoud van het document zelf dat verstuurd zal worden. Door de verdergaande personalisatie binnen industrieën als de verzekeringsbranche en financiële dienstverlening is elk document dat verstuurd moet worden een samenvoeging van losse elementen (paragrafen). In de afgelopen jaren hebben de Document Management Systemen in deze industrieën da ook een geweldige opgang gemaakt om de tekstelementen te beheren en via allerlei processen te controleren. Voor veel organisaties was en is het echter niet eenvoudig om de documenten en tekst die in een EDMS systeem worden beheerd te gebruiken voor in productie geproduceerde documentatie. Veelal worden hier dan toezeggingen gedaan aan de noodzakelijke compliance regelgeving. Teksten worden dubbel bewaard in verschillende systemen. Er is geen vastlegging van welke documenten naar wie zijn verstuurd. Er is geen controle op de inhoud of deze wel juist is, etc.
Voor de juiste compliance in content is het noodzakelijk om de EDMS systemen met de Output Management systemen te koppelen. Op het moment dat een document geproduceerd moet gaan worden zal de bedrijfsapplicatie aangeven middels parameters welke tekstelementen nodig zijn voor de geadresseerde. Het Ouput Management systeem zal de desbetreffende tekstelementen ophalen bij het EDMS. Hierbij worden controles uitgevoerd als correcte versie, volgorde van tekstelementen etc. De eventuele variabele gegevens worden door de Output applicatie ingevuld. Van alle acties die plaatsvinden wordt een log bijgehouden.
Op zich lijkt dit een gebruikelijke wijze van werken. Echter van nature is een integratie tussen een EDMS en een EOMS (Enterprise Output Managament Systeem) niet zo eenvoudig. Een EDMS systeem is gericht op interactie met een persoon achter een PC. De persoon vraagt documenten op, bekijkt deze en wijzigt eventueel wat. Hierbij zijn response tijden van één of enkele seconden wellicht acceptabel. Voor een EOMS is dit echter verre van acceptabel. De hoof volume output management systemen zijn in staat om soms duizenden document per seconde te genereren op basis van de inkomende applicatie gegevens. Een database transactie die binnen enkele tienden van een seconde een tekstelement aanbied is dan nog vele malen te traag. Het ontwikkelen van een document producerende applicatie die volledig voldoet aan de compliance regelgeving voor wat betreft inhoud is dan ook geen eenvoudige opgaaf. In 2008 zijn enkele leveranciers begonnen met het ontwikkelen van integraties tussen EDMS en EOMS systemen. Wanneer de inhoud van het document onder strikte compliance richtlijnen moet worden opgesteld is het dan ook noodzaak om nu eens met uw EDMS en EOMS leverancier af te stemmen hoe zij de integratie verder gaan vormgeven en wanneer een en ander beschikbaar is voor implementatie.
Compliance in distributie is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste documenten naar de geadresseerde worden verstuurd. Allemaal krijgen we wel van die enveloppen thuis waarin meerdere document zijn samengevoegd. Zoals een brief met de aanhef en de introductie van het pakket aan documenten. Een persoonlijk portfolio overzicht van de investeringen. Algemeen nieuws van de organisatie. Een folder met wat acties voor evenementen en een antwoordformulier met envelop. Wellicht heeft u zich wel eens afgevraagd hoe al die verschillende documenten foutloos in één envelop komen. Hoeveel menselijke arbeid komt hier wel niet bij kijken. Wel in de afgelopen jaren toen ik werkzaam was in Azië was het antwoord ongeveer 50 medewerkers en een grote tafel. In Europa en Amerika ligt het investeringsvraagstuk tussen machines en menselijke arbeid anders. Voor het samenstellen van dergelijke documenten worden diverse apparaten gebruikt die volautomatisch de diverse documenten in één envelop stoppen en dichtplakken. Compliance is hierbij uiteraard van groot belang. Een 100% garantie moet gegeven kunnen worden dat de juiste documenten worden samengevoegd in de envelop. Het verzenden van gepersonaliseerde documenten met een 100% garantie van juist verzenden is reeds langere tijd onderkend. Zoals in het begin beschreven is dit binnen de Output Management industrie bekend met de term Automated Document Factory. De ADF is een integratie van hardware en software die als proces de productie voortgang bewaakt, controleert, corrigeert en rapporteert. Nu is echter binnen de Output Management industrie redelijk wat verwarring over het begrip en de betekenis van een ADF implementatie. De term ADF wordt door vele leveranciers gebruikt om hun product te promoten en kenbaar te maken als ADF oplossing. Veelal betreft het hier een deel van de totale ADF functionaliteit.
Als compliance in het verzenden van documenten naar de juiste geadresseerde met de juiste inhoud wettelijk of bedrijfsmatig verplicht is, is het dan ook noodzakelijk enige studie te doen naar de organisatorische vereisten, wat een ADF zou moeten zijn en wat wordt aangeboden door de (huis)leverancier.
Een ADF 2.0 implementatie die de compliance regelgeving kan doorstaan bevat bijvoorkeur de volgende onderdelen;
□ Document ontwerp en integratie op inhoud – waar ontwerpers en document ontwerp applicaties integreren met het operationele management en de document compositie toepassingen.
□ Invoer – de plaats waar alle gegevens en de (bedrijfs)regels om de gegevens om te zetten naar documenten de ADF binnenkomen.
□ Document Compositie – de applicatie die de gegevens volgens de regels omzet naar het document op een gespecificeerd media kanaal.
□ Distributie – het proces van afdrukken, en verdere verwerking (samenvoegen, snijden, envelopperen, sealen, sorteren, frankeren)
□ Controle en rapportage – de module die elke pagina volgt gedurende het gehele proces van applicatie gegevens tot verzonden document.
□ Response verwerking – een document die een organisatie verlaat kan weer (ingevuld) worden teruggestuurd of leiden tot een reactie op een (persoonlijke) website. Deze acties moeten worden vastgelegd en geanalyseerd.
Een compliance in distributie kan worden vertaald in een Automated Document Factory wanneer de bovenstaande onderdelen daarbinnen worden geïntegreerd. Een ADF die alleen de printapparatuur bewaakt is geen ADF en leidt tot een niet correcte compliance. Een ADF die alleen de afwerkingapparatuur bewaakt met camera’s en barcode tracking is geen ADF en geen volledige compliance.
Compliance in content en distributie is vandaag de dag redelijk goed te realiseren met de beschikbare technieken in hardware en software. Laat u echter door verschillende partijen adviseren over welke implementatie voor u geschikt is. Er zijn nogal wat partijen die vermenen een volledige ADF oplossing te bieden terwijl ze maar een (beperkt) deel leveren.
