Zijn er nog trends in Document Compositie?

Document compositie is al vele jaren een bekend fenomeen. Al meer dan twintig jaar is er programmatuur beschikbaar dat “ruwe” data omzet naar een keurig opgemaakt document. De “ruwe” data is afkomstig van een mainframe applicatie dat soms nog vele jaren ouder is dan de documentcompositie programmatuur. In meer recentere vorm is de “ruwe” data afkomstig van een database of van een bedrijfsapplicatie zoals ingezet voor Enterprise Resource Planning of klanten relatiebeheer. De documentcompositie programmatuur is al zover ontwikkeld dat er de meest mooie, kleurrijke en vooral ook gepersonifieerde documenten mee kunnen worden gemaakt. Zijn er dan nog wel ontwikkelingen in deze markt waarvoor we als organisatie warm kunnen lopen en een nieuwe investering doen?

 

Het antwoord op deze vraag is niet eenduidig te geven. Enerzijds zijn er een aantal belangrijke trends die zeker de aandacht vragen. Anderzijds is document compositie nog steeds de document compositie van 20 jaar geleden. Uiteraard zijn is er technische vooruitgang geboekt. De mogelijkheden om een document op te maken zijn uitgebreid. De snelheid waarmee documenten kunnen worden opgemaakt is verbeterd. E’n van de belangrijkste ontwikkelingen binnen Document Compositie is waarschijnlijk de Graphical User Interface. Tegenwoordig kan via een “What You See Is What You Get” (WYSIWIG) methode de document opmaak worden ontworpen of kan dit met bestaande applicaties zoals Microsoft Word of Adobe InDesign worden bereikt. Dit zijn echter geen technologische vernieuwingen die de organisatie helpen in het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Dus zeker niet de trends waar we als organisatie warm voor lopen. Jammer genoeg blijven veel document compositie leveranciers hier wel steken. Ze blijven de functionele en technische mogelijkheden van hun document compositie programmatuur promoten in de vorm van. Hoeveel invoerformaten kunnen worden verwerkt. Hoeveel uitvoerformaten kunnen worden aangeleverd. De snelheid waarmee documenten kunnen worden aangemaakt of de integratiemogelijkheden met andere bedrijfstoepassingen zoals SAP.

 

De ontwikkelingen waar menig organisatie op zit te wachten liggen niet zozeer op het technische vlak van de documentcompositie server, maar op het vlak van bedrijfsprocessen zoals;

·         De medewerker van het call center die een brief moet sturen als reactie op een telefonisch verzoek.

·         De klant die via de website van de organisatie een offerte aanvraagt voor een nieuwe polis.

·         Een marketing campagne die automatische reageert op reacties (of juist het uitblijven daarvan) via verschillende mediakanalen.

 

De trends in documentcompositie moeten dan ook niet gezocht worden in nog meer “features en functions” van het core product, maar in de ondersteunende functies die de communicatie vanuit een bedrijfsgedachte regelen. De trends in documentcompositie die dergelijke ontwikkelingen ondersteunen zijn onder andere;

·         De mogelijkheid om interactief brieven op te stellen. De kern zit hem in het woord interactief. Het betreft dus een interactie tussen een applicatie en een medewerker. Dit is niet hetzelfde als een Microsoft Woord omgeving met Macro’s. Maar het betreft hier een omgeving waarin de medewerker via invulformulieren gegevens kan invullen, keuzes kan maken en binnen strikte grenzen tekst kan toevoegen of wijzigen.

·         Documenten worden meer en meer verstuurd via diverse mediakanalen. De tijd waarin de facturen van de telecomaanbieders of de bankoverzichten wekeleiojks via papier werden verzonden ligt al ver achter ons. Vanuit de bron, wellicht die twintig jaar oude Cobol applicatie, moeten de facturen nu afhankelijk van de wensen van de ontvanger verstuurd worden via e-mail, worden opgeslagen in het elektronisch archief, worden aangekondigd via een SMS en uiteraard ook nog steeds via papier.

·         Optimalisatie van de te verzenden documenten wordt steeds belangrijker. Optimalisatie om kosten te besparen of om de klantentevredenheid te waarborgen. Nog steeds zijn er legio voorbeelden van organisatie die aan de binnenkant van de envelop hebben staan dat ze zich verexcuseren  indien er op één dag meerdere enveloppen verstuurd worden, maar dat dit onmogelijk is op te lossen.

·         Documentopmaak, de bedrijfsregels en het verwerken van de “ruwe” data moet meer en meer plaatsvinden door de gebruikers op de afdeling. De tijd dat IT vele uren kwijt was om een nieuwe documentstroom toe te voegen is achterhaald.

·         De interactie met bedrijfsapplicaties of Internet of Intranet is een belangrijke trend. Een bedrijfsapplicatie kan een XML bestand aanleveren als initiatie voor het produceren van één of meerdere applicaties. Via Internet wordt meer en meer gecommuniceerd. Het afhandelen van webservices of SOAP calls is dan ook essentieel.

·         Documenten kunnen tegenwoordig in vele vormen bestaan. Naast het bekende papier zijn er e-mail, HTML pagina, PDF bestand, SMS bericht, XML bestand, en de Persoonlijke URL.

 

Het zoeken van de leverancier die aan één of meerder van deze trends of verwachtingen kan voldoen is niet altijd een gemakkelijke opgaaf. De techniek neemt vaak de overhand in het onder de aandacht brengen van wat de leverancier heeft bedacht. Een aantal opmerkelijke ontwikkelingen die de verschillende documentcompositie leveranciers het afgelopen jaar op de markt hebben gebracht zijn onder andere;

·         Pitney Bowes Group 1 software heeft een e-Messaging component uitgebracht. Met deze component kan een beveiligde tweeweg e-mail en SMS communicatie worden opgezet. Inkomende SMS en e-mails worden wat betreft inhoud geïnterpreteerd en er wordt actie genomen.

·         ISIS Papyrus heeft twee technologieën. Papyrus Eye is configureerbare GUI die via de browser kan worden gebruikt. De configuratie bestaat eruit dat diverse functies die als een object in de database zijn opgeslagen kunnen worden gebruikt om specifieke functionaliteit voor de gebruiker samen te stellen. Dus niet meer programmeren in HTML, Java of Visual Basic. De andere noviteit betreft de zogenaamde User Trained Agent. Hiermee kunnen bedrijfsprocessen via on-the-job training worden vastgelegd en als er een herkenbaar patroon gaat optreden, voortaan automatisch worden gedaan.

·         EMC Document Sciences heeft met zijn nieuwe product xPression 3 een viertal documentopmaak mogelijkheden. Het documentontwerp kan worden gedaan middels Microsoft Word, Adobe InDesign, DreamWeaver of via de eigen applicatie xDesign. Zo kunnen eenvoudig alle typen documenten, tekst, grafisch, of web door (eind)-gebruikers worden samengesteld.

·         XLPrint heeft een document compositie toepassing die via het Internet kan worden gedownload. Deze versie is bedoeld als standalone op één PC. Met deze versie kunnen echter allerlei typen variabele data document worden gemaakt. En dat voor enkele honderden Euro’s. Goedkoper, sneller en beter dan een mail merge in Microsoft Word.

·         Pallas Athena met Modus en AIA met het ITP platform kunnen hun applicaties voor interactieve bedrijfscorrespondentie nu naadloos integreren met applicaties als SharePoint of SAP. Vanuit het bedrijfsproces wordt het nu mogelijk om een document template te starten en deze te verwerken en te distribueren via de normale productieprocessen.

Zo zijn er nog vele fraaie innovatieve oplossingen te vermelden. Essentieel is dat de document compositie leverancier zich langzaam aan het ontworstelen is van de traditionele variabele data print stroom leverancier tot een documentcommunicatie specialist. Met de nieuwe producten zijn er vele voordelen te behalen op het gebied van gecentraliseerde documentcommunicatie stromen.

 

Oscar

Innovation in Document Communication

The market for document communication has already existed for many dozens of years, if not hundreds or thousands. In essence communication via spoken or written language is centuries old. Cave drawings and hieroglyphs are probably the most ancient forms of document oriented communication. In the course of time the market for document communication has developed into the present information overload. The rise of internet, competition between organizations, the changes on social level – they all influence how communication takes place today.

 

Commercials as such are not a recent phenomenon. In Pompeii they already had sign boards. The middle ages featured the town-crier who loudly proclaimed his messages. Advertisements first appeared in 16^th century newspapers. Advertising as a means for boosting sales has grown into a complicated process since the beginning of this century. Advertising is brought to us in many different ways. Estimates vary but on an average we, as consumers, are bombarded with a few thousand commercial messages every day. Via radio, TV, bill boards, mailings, internet and SMS we are informed about products, special offers and services. In order to distinguish from others in the abundance of messages the supplier’s market is convinced that mass communication must be replaced by one-to-one communication. The recipient must be addressed personally. The message must be aimed at the receiver’s profile.

 

In the last 20 years the market for supplying products that can get a personal message across has developed vigorously. Many products have been developed during the mid 80s of the last century; products that had the intention of converting a standard message to a message with a personal touch. In the early days “personal” probably meant nothing more than adding “Mr.” or “Mrs.”

 

Document communication still is very much a paper matter. On the whole communication on paper is still not decreasing; we can still see a growth. The increase is not as fast as before the internet era. It has been proven that paper communication still is the recipient’s favourite by far. A “personal” note will generate more attention than an e-mail with identical contents. A shift from paper to electronics can best be observed in the documents such as transaction overviews, invoices and newsletters. To the document generation, however, it makes little difference whether a document is designed for paper distribution or e-mail. The document communication products market (also called the variable data design and production, customer production management, document composition and one-to-one marketing) is still a healthy market with a reasonable number of active suppliers. A rough estimate for the 2007 revenue in document composition software is € 150 million in Western Europe; the growth figures range somewhere between 10% and 15% on a yearly basis.

 

Document communication therefore is a serious matter that receives more and more attention on a corporate strategic level. The question of how to employ document communication effectively and efficiently for the support of yielding business results is still very high on the agenda.

 

Want to know more contact; Oscar.Dubbeldam@DocsTalk.nl or go to  http://www.docstalk.nl/pageID_6503014.html (Dutch language).

If you want to receive an extract of the full report sent a mail to info@docstalk.nl