Automated Document Factory, 2e generatie.
Het verzenden van duizenden documenten per dag in een enveloppe is voor de ontvanger die er slechts één krijgt een vanzelfsprekendheid. Voor de verzender echter komt er redelijk wat bij kijken om deze aantallen per dag foutloos verzendklaar te krijgen. Zeker wanneer het een samengesteld documenten pakket betreft. Het bij elkaar krijgen van de verschillende documenten die in één envelop horen op een volledig geautomatiseerde wijze en zonder fouten is een complex proces. Een proces dat nog verder onder druk staat gezien de veranderingen in verzending, niet iedereen wil zijn documenten meer per post ontvangen. Wat zijn de gevolgen voor de bedrijfsprocessen en de afhandeling?
Het gebeurt gelukkig nog maar zelden dat er in de post een document is bijgevoegd dat eigenlijk niet voor de ontvanger bestemd was. Het betreft hier niet het verkeerd bezorgen maar dat er een document extra in de envelop zit. De infrastructuur voor het foutloos verwerken van verschillende documenten vanuit verschillende bronnen die tezamen in één envelop moeten is de laatste jaren sterk verbeterd. De optimalisatie van de infrastructuur, bestaande uit de hardware en de software, is als gevolg van wettelijke regelgeving, erg hard gegaan. Zo kan het verzenden van bepaalde type informatie naar de verkeerde ontvanger niet alleen vervelend zijn maar ook leiden tot wettelijke sancties.
Een tiental jaren geleden is de ontwikkeling gestart voor het foutloos kunnen verzenden van samengestelde documenten in een envelop. De term Automated Document Factory (ADF) is hier toen ontstaan. Een Automated Document Factory is een omgeving waar miljoenen documenten worden verwerkt van afdruk tot envelop. De Automated Document Factory is traditioneel gezien een grote print fabriek met afwerkingapparatuur en de nodige software voor de procescontrole. Doelstelling was om met minimale arbeid en maximale procesondersteuning de documentstromen foutloos te verwerken.
Het lijkt op het eerste gezicht wellicht simpel om de juiste documenten in de juiste envelop te stoppen. Bij voldoende inzet van arbeidskrachten en controles kan er een redelijk foutloos proces worden ingericht. Wanneer het echter gaat om duizenden of miljoenen documenten wordt het handmatig verwerken hiervan een kostbare zaak. Vanuit de arbeidskosten is dan ook de ontwikkeling ingegeven voor de automatisering van de document distributie. Het document distributie proces is gebaseerd op een complexe infrastructuur van bedrijfsprocessen, printers, diverse typen afwerkingapparatuur en additionele hardware en software voor de procescontrole. Het configureren van een dergelijke infrastructuur is voorbehouden aan de specialisten.
De infrastructuur bestaat uit een samenvoeging van diverse apparatuur van verschillende leveranciers. Een afstemming of de apparatuur met elkaar kan samenwerken is dan ook de eerste basale vraag. Voor de uiteindelijke configuratie zal er een aantal vragen moeten worden doorlopen. Belangrijk uitgangspunt is hierbij het uiteindelijke product en de doelstelling van het product. Zo kunnen er andere eisen worden gesteld aan een welkomstpakket voor een credit card dan aan een investeringsportfolio overzicht of voor een levensverzekering met zijn voorwaarden, rendementen en overige productinformatie. De gewenste afwerking, van losbladig tot netjes ingebonden in een harde kaft, speelt een rol. Maar ook de eventuele confidentialiteit en beveiliging van de documenten. Als er bijvoorbeeld een pincode is bijgevoegd. Ook wanneer het een waarde document betreft kan een extra beveiliging op het papier zelf vereist zijn. Allemaal elementen die hun invloed hebben op de uiteindelijke infrastructuur.
Een infrastructuur die een foutloze verwerking garandeert is een aanzienlijke investering. Elk document (afzonderlijk stuk papier) moet gedurende het gehele proces in de gaten worden gehouden. Aan het eind van de rit moet het proces ‘zeker’ weten dat het aantal documenten dat in de envelop zit ook daadwerkelijk het bedoelde aantal was. Hiervoor is een reeks van hardware en software oplossing voorhanden. Een van de bekendere voorbeelden is de streepjes die we terugvinden op de correspondentie van bijvoorbeeld de verzekeringsmaatschappijen. Deze streepjes worden gebruikt om tijdens het print en afwerkingproces te controleren of de juiste documenten (en het aantal) in de juiste envelop gaan.
De laatste jaren is er een complexiteit bijgekomen voor de Automated Document Factory. Waar voorheen de ADF de printfabriek was komen daar nu functies bij die te maken hebben met de laatste document communicatietrends.
□ Documenten worden niet alleen maar in papieren vorm verstuurd. Ook de e-mail verzending is tegenwoordig een belangrijk kanaal. De ADF beperkt zich niet meer tot de papieren productie maar wordt verbreed naar een multi-channel productie.
□ Integratie met elektronische archivering is gewenst. De Content Management Systeem implementaties worden meer en meer gebruikt voor de ontsluiting van het (klanten)-dossier op het Internet of Intranet. Een geprint document moet direct worden opgenomen in de CMS toepassing.
□ Compliancy regels. Via rapportages moeten kunnen worden aangetoond dat een specifiek document op die datum en die tijd door het proces is verwerkt en is afgeleverd aan de post.
□ Postoptimalisatie is essentieel voor de kosten van verzending. Het betreft hier het samenvoegen van verschillende documentstromen, ook als ze over meerdere dagen zijn verspreid. Een ander belangrijke ontwikkeling is toevoegen van het aantal bijlagen (marketing flyers) op basis van het gewicht van het poststuk. Soms is het beter om een flyer van mindere prioriteit weg te laten als dit tot gevolg heeft dat de postzegel van een lager tarief kan zijn.
De integratie van de Automated Document Factory functionaliteit met het gehele bedrijfsproces wordt dan ook steeds belangrijker. Het wel of niet toevoegen van een marketing flyer om kosten te besparen is een beslissing waar veel afdelingen mee te maken hebben. Marketing, verkoop, financiën, IT en facility management hebben allemaal hun inbreng en beweegredenen.
De rol van de ADF is langzaam aan het verschuiven van alleen uitvoerend naar beleidsondersteunend. Dit heeft voor alle spelers redelijk wat gevolgen. Zo zullen de leveranciers hierop moeten gaan inspelen met de positionering van hun producten. Het veranderd van producttechnisch naar bedrijfsoplossing. In de organisatie zullen de bedrijfsprocessen moeten worden bekeken welke voordelen er te halen zijn met een 2e generatie ADF. Zijn de besparingen dusdanig dat het de investering waard is en wat zijn de gevolgen op document response gebied. Als laatste de software leveranciers die de noodzakelijke integratie met elektronische distributie moeten ondersteunen. De totalen aan het eind van het distributieproces moeten nog steeds kloppen. De printafdeling van vandaag is de multi-channel document communicatie afdeling van morgen.
Oscar Dubbeldam
Strategy Partners
