De Applicatie van Het Jaar – 2009

Stel dat we de vrije hand in het doorvoeren van organisatorische wijzigingen, onbeperkt budget en voldoende tijd en mensen om volgend jaar de “Applicatie van het Jaar” te ontwerpen en te implementeren. Hoe zou deze er dan uitzien? Dit artikel probeert daarop een antwoord te geven door de ideale Enterprise Content Management applicatie te beschrijven. Dan weet u vast wat u te doen staat om begin 2010 de applicatie van het jaar Award in de wacht te slepen.

 

De ideale Enterprise Content Management applicatie is afgestemd op de eisen en wensen van de organisatie en zijn gebruikers. Het houdt geen rekening of iets technisch wel of niet realiseerbaar is. Het belangrijkste criterium is de toegevoegde waarde voor de organisatie, de besparingen die het oplevert aan de ene kant en de mogelijkheden voor nieuwe inkomsten aan de andere kant. Enterprise Content management beperkt zich dan ook niet tot de core, de document management activiteiten, maar neemt alle elementen van een dergelijke toepassing in ogenschouw. Een Enterprise Content Management architectuur bevat dan ook minimaal de volgende geïntegreerde onderdelen.

 

·         Een scanning en document capture toepassing

·         Een Document Management repository voor de opslag en het beheer van actieve documenten

·         De mogelijkheid om bedrijfsprocessen via een geautomatiseerde werkstroom (workflow) te ondersteunen

·         Een elektronisch archief voor de opslag van statische documenten voor de lange termijn

·         Een Records Management toepassing die het lange termijn archief beheert en opschoont

·         De toepassing voor het efficiënt en effectief produceren en distribueren van documenten en berichten via papier of elektronische media

·         Genereren van Management Informatie voor kostenbeheersing, controle, en planning.

 

Het belangrijkste aspect bij de genoemde onderdelen is de integratie en de mate van automatisering. Op zich zijn bovenstaande onderdelen wel los verkrijgbaar, maar wordt het aan de organisatie overgelaten om deze te integreren. Dit vormt voor veel organisaties een zo groot struikelblok dat of bepaalde onderdelen niet worden geïmplementeerd, de integratie alleen via handmatige tussenkomst kan worden bereikt of dat de integratie alleen tegen hoge kosten (met veel maatwerk) wordt bereikt.

 

Wat zijn de eigenschappen van elk van de onderdelen om de ideale Enterprise Content Management applicatie samen te stellen?

 

Scanning en Data Capture

·         De mogelijkheid om vanaf willekeurig welk apparaat documenten te scannen en toe te voegen aan het proces voor verdere verwerking. Apparaten zoals hoog-volume scanners, de multi-functionele print apparatuur, scanners voor tekeningen en scanners voor cheques.

·         Een classificatie module die via verschillende herkenningsmethodieken minimaal 90 procent van de gescande documenten automatisch kan classificeren, herkennen en data extractie kan uitvoeren. Het betreft hier dan alle post die ongesorteerd wordt verwerkt.

·         Op basis van de classificatie een werkstroom kan opstarten dat voor verdere verwerking binnen de organisatie kan zorgdragen. Facturen naar de administratie, bestellingen naar de orderadministratie, etc., voor klachten, informatieaanvragen, adreswijzigingen.

·         Index informatie kan genereren zodat het document op de juiste plaats in het Document Management systeem en elektronisch archief kan worden geplaatst en uiteraard weer worden teruggevonden.

·         Een ideale Scanning en Data Capture toepassing bevat geen uitgebreide export interfaces. De integratie met het archief is direct. Elk verwerkt document is na de classificatie binnen de gehele ECM omgeving beschikbaar.

Document Management

·         Geautomatiseerde classificatie van documenten (objecten) op het moment dat ze worden toegevoegd aan de Document Management repository.

·         Zoekmogelijkheid binnen de eigen repository maar ook binnen gekoppelde toepassingen en websites.

·         User interface die kan worden afgestemd op de individuele behoeften van de gebruiker door middel van configuratie en het samenvoegen van functionele componenten. (Rich Internet Application)

·         Schaalbaar van een toepassing op afdelingsniveau tot een Enterprise deployment.

Business Proces Management

·         Definitie van een proces met de specificaties voor de binnenkomst van een activiteit, de uit te voeren acties en de specificaties bij het verlaten van de taak.

·         Taken kunnen handmatige acties zijn, semi-automatisch of volledig geautomatiseerde taken zijn.

·         Processen kunnen worden aangeleerd en automatisch geconfigureerd door middel van het analyseren van de handelingen die een gebruiker of proces uitvoert. Nadat een gebruiker een aantal keren dezelfde handeling heeft gedaan met een taak, wordt deze de volgende keer automatisch uitgevoerd.

·         Volledige audit en beveiliging

·         Flexibiliteit in “starre” proces diagrammen. Op basis van inzicht, excepties of andere invloeden kan het proces worden aangepast.

·         Proces simulatie maakt het mogelijk een ideale route te bepalen voor knelpunten.

Elektronisch archief

·         Opslaan van alle elektronische formaten is mogelijk. Van tekstdocument, tot CAD/CAM tekening en tot een video fragment.

·         Opslaan van volledige bestanden in een Printer Definition Language formaat zoals PCL, PostScript of IPDS.

·         Zoeken is mogelijk op document niveau binnen de opgeslagen formaten. Zowel binnen de losse tekstdocumenten als binnen de bestanden die bedoeld zijn voor de hoog-volume printers. Daarnaast is het mogelijk om te zoeken binnen video’s naar bepaalde fragmenten.

·         Onbeperkt in volume en aantal documenten.

·         In staat om binnen een uur enkele honderdduizenden documenten op te nemen.

·         Schaalbaar zodat het piekvolumes in opvragingen kan verwerken.

Records Management

·         Opzetten van profielen voor typen documenten.

·         Standaard profielen op basis van bekende standaarden zoals MoReq2

·         Auditing van de acties uitgevoerd op de documenten

·         Geautomatiseerde processen voor opschonen, wijzigen van status informatie etc.

Output Management

·         Geïntegreerde omgeving van kantoor en productie printerapparatuur. Volledig gekoppeld, vanuit één punt te beheren en bedrijfsregels zorgen ervoor dat de documenten op de meest effectieve manier worden afgedrukt.

·         Eén planning omgeving voor de uit te voeren output management activiteiten. Via de ene planning tool worden de printers ingepland, de afwerkingapparatuur ingepland en wordt rekening gehouden met de applicatie processen die moeten worden uitgevoerd. Bij wijziging van een activiteit is één oogopslag het gevolg zichtbaar voor alle gerelateerde proces elementen.

·         De daadwerkelijke opmaak van de uitvoer vindt pas plaats op het laatste moment voor daadwerkelijke productie. Dit maakt het mogelijk om snel van printer te wisselen of te kiezen voor een e-mail verzending in plaats van een papieren verzending.

·         Vanuit de bron, de applicatie die de data aanlevert die verwerkt moet worden, kan in één proces zowel de papier productie worden uitgevoerd, het elektronisch archief worden gevuld alsmede een e-mail worden verstuurd met SMS indicatie.

·         De productie werkprocessen zijn geautomatiseerd op basis van een job-ticket. De aansturing van de diverse apparatuur vindt plaats op basis van het job-ticket.

·         Het volledige proces werkt onder volledige auditing, logging en met een 100 procent integriteit.

·         Het verzenden van documenten naar elektronische kanalen is ingericht op de afhandeling bij fouten. Bij het verzenden naar een e-mail vindt er controle plaats op de terugmelding. Wanneer het document niet kan worden afgeleverd vindt actie plaats. Documenten die in een elektronisch archief worden geplaatst kunnen worden aangemeld aan de gebruiker via een e-mail of SMS.

·         De interactie die gaat plaatsvinden bij het gebruik van elektronische kanalen voor document verzending wordt bewaard en is beschikbaar voor de medewerkers binnen de organisatie. De interactie vindt plaats middels een werkproces dat actie neemt indien een antwoord uitblijft of automatisch een antwoord verzend op een aanvraag voor een informatiepakket.

Management Informatie

·         Productie van rapportages op basis van de Service Level Agreement, Key Performance Indicatoren en op basis van Six Sigma.

·         Transparantie in alle kosten elementen voor een uitgevoerde activiteit.

·         Volledige logging en auditing van acties die zijn uitgevoerd door applicaties of medewerkers, met de reden waarom een actie is uitgevoerd.

·         Dashboard functionaliteit voor een on-line inzicht in diverse Key Performance Indicatoren.

 

Is een dergelijke ideale toepassing nu hypothetisch en niet realiseerbaar binnen de gestelde termijn om begin 2010 de Award op te halen? Nee zeker niet. De hier beschreven ideale toepassing is gebaseerd op bestaande componenten van een beperkt aantal leveranciers binnen Enterprise Content Management. Hoe zit het dan met de integratie zult u zich afvragen? “Als er meerdere leveranciers bij betrokken zijn is het onontkoombaar dat er integratie moet plaatsvinden”. Op zich een valide statement, maar, met de selectie van de juiste leveranciers is het mogelijk om de integratie op basis van configuratie te realiseren. Hiermee wordt de inspanning beperkt en is het echt niet meer nodig om duur betaalde consultants en programmeurs in te huren. De Applicatie van het Jaar 2009 ligt klaar. Een ideale applicatie die niet alleen aanzienlijke besparingen oplevert maar ook kan bijdragen tot nieuwe inkomsten. Nieuwe inkomsten die mogelijk worden doordat er ruimte is voor nieuwe producten of diensten binnen de bestaande middelen. Voorwaar een applicatie die u door de financiële crisis kan halen als winnaar. Ik zou zeggen veel succes met de implementatie.

 

Oscar Dubbeldam

 

Oscar is werkzaam als partner bij Strategy Partners. Binnen Strategy Partners is hij verantwoordelijk voor de advisering en diensten met betrekking tot Enterprise Output Management oplossingen, diensten en strategie ontwikkeling.

Automated Document Process Management

The traditional Print and Mail activities are changing rapidly. Due to economic influences, new available techniques and market trends the traditional process of just producing and distributing paper documents is undergoing drastic changes. Multi-channel delivery as a result of the Going Green initiatives and process optimization using Lean Six Sigma techniques are just a few of the new Print and Mail requirements. As indicated by a Strategy Partners survey, 95 percent of the organizations indicates that document based communication is business critical to important, in reaching the business goals. The overwhelming number of vendors, suppliers, system integrators and service providers however don’t make it easy to choose the right approach. With what products, services and equipment can I have the highest return and how do I implement these in my organization?

 

The report (190 pages) is unique within the ECM / OM market research and analysis space. The first two sections of the report connect the business options in automated document process innovation with the available techniques. The innovations as described and the approach to implement are based on extensive market research among organizations. Strategy Partners has spoken with many IT, Facility Management and business managers to discuss the current environment and the future requirements. This has lead to the description of several innovative solutions which can be implemented within a short time frame and deliver tangible business results. The second part of the document discusses vendors who can deliver the software and services needed for these innovations. The report also provides a comprehensive checklist to qualify these vendors in relation to the business and document communication goals of the user company.

 

Oscar Dubbeldam, the author of the report, has more than 20 years of experience in the automated document process management industry. He has been involved in many projects and vendor discussions to gain a detailed knowledge. The author used his experience to make this a practical report. The report gives a clear roadmap to organizations and service providers on how to describe and implement a profitable innovation in automated document process management. What are the steps to define the strategy? What decisions need to be taken? What are the advantages? What are the available techniques and how can they best be used? To all these questions an answer will be given, so the reader will have the opportunity to define a realistic project plan and document production and distribution strategy. A strategy aligned with the corporate business goals.

 

The report ‘Innovation in Automated Document Process Management’ or additional information can be obtained by sending an e-mail to Oscar.Dubbeldam@DocsTalk.nl. The costs of the report are €475.00 (excl VAT).

 

See also http://www.docstalk.nl